Übersicht für Eilige:
Herausforderung
Die Zahl der Projekte steigt.
Für viele Unternehmen ist Projektmanagement keine Kernkompetenz. Der Erfolg von Projekten hängt jedoch von gutem Projektmanagement ab.
Ziel des Posts: Der Post soll einen Überblick darüber geben, was Projektmanagement-Beratung ist, welche Vorteile sie bietet und was zu beachten ist.
Kerninhalte
Beschreibung typischer Inhalte einer Projektmanagement-Beratung
Darstellung des Mehrwerts einer Projektmanagement-Beratung
Übersicht über mögliche Herausforderungen, die es zu beachten gilt
Nutzen
Sie erhalten einen Überblick rund um das Thema Projektmanagement-Beratung.
Sie können beurteilen, ob diese Art der Beratung für Sie interessant ist.
Die Inhalte können Ihren eigenen Leitfaden für Gespräche mit potenziellen Beratern (hoffentlich) ergänzen.
Projekte sind ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit in vielen Unternehmen. Und die Zahl der Projekte nimmt immer weiter zu. Gutes Projektmanagement macht den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts aus.
Da Projektmanagement nicht immer zu den Kernkompetenzen und Stärken eines Unternehmens gehört, wird oft die Unterstützung von Beratern für Projektmanagement in Anspruch genommen.
Aber was genau macht ein solcher Berater, welche Vorteile bringt die Beauftragung und was ist zu beachten?
typische Inhalte der Projektmanagement-Beratung
Mit der Zunahme der Projektarbeit hat die Rolle des Beraters für Projektmanagement an Bedeutung gewonnen. Projektmanagement-Beratung gibt es für zwei Einsatzfelder:
Berater unterstützen Unternehmen dabei, konkrete Projekte erfolgreicher und effizienter durchzuführen.
Sie helfen Unternehmen, die internen Projektmanagementprozesse, -methoden und -fähigkeiten so zu verbessern, dass zukünftige Projekte deutlich besser abgewickelt werden können.
Natürlich gibt es auch häufig eine Kombination beider Einsatzfelder.
Zur Info: Das systemische Projektmanagement, das sich mit dem „Faktor Mensch“ in Projekten beschäftigt, wird im Folgenden nicht behandelt. Wenn Sie sich für systemisches Projektmanagement interessieren, finden Sie hier weitere Informationen.
Schauen wir uns an, was typische Inhalte im Projektmanagement-Consulting sind:
1. Umfassende Analyse der bestehenden Projektmanagement-Praxis
Die Projektmanagement-Beratung beginnt häufig mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Projektmanagement-Praxis im Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise
Untersuchung der bestehenden Prozesse: Wie werden Projekte aktuell geplant, durchgeführt, überwacht und abgeschlossen?
Analyse der PM-Modelle und Methoden: Welche Projektmanagement-Modelle und -Methoden werden eingesetzt? Wie effektiv sind die eingesetzten Modelle und Methoden?
Ressourcenanalyse: Wie werden Projektressourcen (z.B. Zeit, Personal, Budget) zugeteilt und verwaltet? Ist die Zuteilung sinnvoll?
Stakeholderanalyse: Wer sind typischerweise die Schlüsselakteure in Projekten und wie sind ihre Rollen und Verantwortlichkeiten definiert?
Untersuchung der Kommunikationsflüsse: Wie funktioniert der Informationsaustausch zwischen den Projekt-Stakeholdern?
Bewertung der Projektkultur: Welchen Stellenwert hat Projektmanagement im Unternehmen? Wie steht es um die kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagements?
2. Entwicklung individueller Strategien
Nach der Analyse der Ist-Situation geht es in einem zweiten Schritt darum, passgenaue Vorgehensweisen und Methoden zu definieren und zu entwickeln. Konkret bedeutet das u.a:
Auswahl geeigneter Projektmanagement-Modelle: Es werden für das Unternehmen geeignete Projektmanagement-Modelle ausgewählt. Dies können Modelle aus dem klassischen/traditionellen Projektmanagement oder aus dem agilen Projektmanagement sein. Zur Information: Oft ist es nur notwendig, die bereits verwendeten Modelle noch einmal bewusst zu machen oder ggf. zu ergänzen.
Einführung geeigneter Projektmanagement-Methoden: Stehen die geeigneten Projektmanagement-Modelle fest, geht es an die Auswahl der Projektmanagement-Methoden. Ein guter Berater für Projektmanagement kann hier Tipps zu Best Practices aus einer Vielzahl von Branchen geben. Es werden die Methoden ausgewählt, die am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passen.
Festlegung von Erfolgskriterien und Indikatoren: Es sollte festgelegt werden, wie der Fortschritt im Projektmanagement gemessen wird. Welche Erfolgskriterien sind wichtig und mit welchen Kennzahlen wird der Fortschritt gemessen?
Anpassung an das Unternehmen: Wichtig ist: Bei allen Arbeiten an der Projektmanagement-Strategie eines Unternehmens muss ein guter Projektmanagement-Berater immer die spezifische Unternehmenskultur und die damit verbundenen Anforderungen im Auge behalten. Es gilt der Satz des Management-Gurus Peter Drucker: "Culture eats strategy for breakfast!“
3. Unterstützung bei der Strategieumsetzung
Die Implementierung neuer Prozesse oder Tools kann komplex und herausfordernd sein. Der Berater für Projektmanagement begleitet das Unternehmen häufig bei der konkreten Umsetzung der Projektmanagement-Strategie. Das bedeutet zum Beispiel
Auswahl und Einführung von Werkzeugen: Wenn bestimmte Projektmanagement-Methoden eingesetzt werden sollen, sind oft spezielle Werkzeuge erforderlich. Ein Projektmanagement-Berater kann bei der Auswahl und Einführung helfen. Dabei kann es sich um Projektmanagement-Software, Kommunikationstools etc. handeln.
Training und Coaching: Ein neues Tool oder ein neuer Prozess ist nutzlos, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie man es effektiv einsetzt. Ein guter Berater für Projektmanagement stellt sicher, dass alle Beteiligten gut geschult sind und neue Prozesse und Methoden anwenden können. Und weil eine einmalige Schulung natürlich nicht ausreicht, sorgt ein Berater dafür, dass Schulungen und - wo nötig - Projektmanagement-Coaching regelmäßig stattfinden.
Kontinuierliche Unterstützung: Ein wichtiger Punkt in der Umsetzungsphase ist die kontinuierliche Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Projektmanagement-Consulting geht in der Regel auch auf den individuellen Unterstützungsbedarf der Mitarbeiter ein.
4. Beratung des Managements und Kommunikationsunterstützung
Beratung des Managements: Ein Berater für Projektmanagement ist immer auch Partner des Managements. Er unterstützt das Management dabei, die bestmöglichen Entscheidungen über Strategien, Ressourceneinsatz und Prioritäten zu treffen.
Kommunikation mit den Beteiligten: Alle relevanten Stakeholder, von Teammitgliedern über Führungskräfte bis hin zu externen Partnern, müssen angemessen informiert und eingebunden werden.
Erwartungsmanagement: Der Berater hilft, klare und realistische Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Ziel ist es, Missverständnisse und Enttäuschungen möglichst zu vermeiden.
Moderation von Workshops und Besprechungen: Häufig moderiert der Projektmanagement-Berater auch Workshops und Besprechungen. Dabei kann es sich um Standardmeetings handeln, aber auch um spezifische Workshops, um Feedback einzuholen, Klarheit über Veränderungen zu schaffen und Bedenken zu adressieren.
5. Kontinuierliche Verbesserung
Oft bleibt ein Berater für Projektmanagement über einen längeren Zeitraum in einem Unternehmen. Typische Aufgaben sind
Periodische Bestandsaufnahme: Wie gut funktionieren die neuen Prozesse, Methoden und Werkzeuge? Wo sollte nachgebessert werden?
Optimierung: Auf der Grundlage von Feedback und Leistungsdaten sollten Prozesse, Methoden und Werkzeuge kontinuierlich optimiert werden. Auch hier kann eine Projektmanagement-Beratung hilfreich sein.
Aufbau interner Kompetenzen: Die regelmäßige Schulung interner Teams und Führungskräfte im Projektmanagement ist wichtig, um Expertise nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
Skalierungsberatung: Projektmanagement-Consulting umfasst auch Unterstützung bei der Übertragung erfolgreicher Projektmanagement-Strategien auf andere Bereiche oder auf Tochterunternehmen.
Mehrwert der Projektmanagement-Beratung
Nachdem wir gesehen haben, welche Inhalte eine Projektmanagement-Beratung typischerweise umfasst, stellt sich die Frage: Welchen konkreten Mehrwert bringt eine solche Beratung?
Hier ein Überblick:
Effizienzsteigerung und Optimierung des Ressourceneinsatzes
Der zentrale Vorteil von Projektmanagement-Consulting ist, dass Projekte meist erfolgreicher und effizienter umgesetzt werden.
Durch die Einführung oder Optimierung von Prozessen, Methoden und Tools können Projekte schneller und mit weniger Ressourcen durchgeführt werden. Häufig steigt auch die Qualität der Projektergebnisse deutlich an.
Expertise und Erfahrung
Projektmanagement-Know-how: Berater für Projektmanagement verfügen häufig über fundierte Kenntnisse rund um das Thema Projektmanagement. Mit diesem Wissen können sie beurteilen, wo ein Unternehmen in Bezug auf Projektmanagement steht und welche Anpassungen sinnvoll wären. Und natürlich können sie bei der Umsetzung von Veränderungen unterstützen.
Vielfältige Erfahrungen: Projektmanagement-Berater haben in der Regel eine Vielzahl von Projekten in unterschiedlichen Branchen und Umgebungen gesehen. Aufgrund dieser Erfahrungen können sie Best Practices und Methoden vorzuschlagen, die sich in anderen Unternehmen bewährt haben.
Innovative Lösungen: Die Arbeit mit verschiedenen Unternehmen und Branchen ermöglicht es den Beratern, auf dem neuesten Stand zu bleiben und innovative Lösungen vorzuschlagen.
Vermittlung von Fachwissen: Berater für Projektmanagement leisten ihre Arbeit nicht „im stillen Kämmerlein“, sondern bringen durch die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Unternehmens Wissen und Fähigkeiten ein, von denen die Mitarbeiter lernen können.
Objektivität und externe Sichtweise
Unvoreingenommener Blick: Ein externer Berater hat in der Regel keinen emotionalen oder „politischen“ Bezug zu internen Unternehmensdynamiken. Eine klare und objektive Bewertung bestehender Prozesse und Strukturen fällt daher oft leichter.
Ungewollte Betriebsblindheit überwinden: Interne Teams sind manchmal in festgefahrenen Denkmustern gefangen. Ein Blick von außen kann helfen, diese Muster zu durchbrechen und neue Handlungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
Effizientes Stakeholder-Management: Externe Berater können oft zwischen verschiedenen internen Gruppen vermitteln und so die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern.
Risikominimierung und Problembehandlung
Früherkennung: Projektmanagement-Beratung kann helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Risikominderung zu entwickeln.
Risikomanagement-Strategien: Berater bringen häufig erprobte Risikomanagement-Tools und -Techniken mit, die von Unternehmen direkt oder angepasst übernommen werden können.
Problembehandlung: Wenn während eines Projekts unerwartete Probleme auftreten, können Berater mit ihrer Erfahrung und ihrem Fachwissen helfen, schnell und effizient zu reagieren.
Kontinuierliche Verbesserung: Ist ein Risiko tatsächlich eingetreten, kann ein Berater helfen, die Ursachen zu analysieren, um zukünftige Risiken zu vermeiden oder deren Auswirkungen zu mindern.
Förderung von Teamfähigkeiten und Teamkompetenzen.
Berater tragen häufig zur Entwicklung von Projektteams in Unternehmen bei, indem sie Wissen und Fähigkeiten vermitteln.
Weiterbildung: Durch Schulungen und Workshops stärken sie die Projektmanagement-Kompetenzen der internen Teams. Teams können beispielsweise in neuen Technologien und Tools geschult werden, um zukünftige Projekte besser managen zu können.
Mentoring: Berater für Projektmanagement fungieren mit ihrer Expertise auch als Mentoren für einzelne Teammitglieder und fördern so deren persönliche und berufliche Entwicklung.
Nachhaltige Entwicklung
Die Beziehung zu einem Projektmanagement-Berater ist oft längerfristig, z.B. für die Unterstützung in den Bereichen
Kontinuierliches Lernen: Durch regelmäßige Schulungen und Workshops können Mitarbeiter ihr Wissen im Projektmanagement immer wieder auffrischen und vertiefen.
Feedbackschleifen: Ein Berater kann helfen, Feedbackmechanismen zu etablieren, um eine kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagements zu fördern.
Mögliche Herausforderungen der Projektmanagement-Beratung
So wertvoll Projektmanagement-Beratung für Unternehmen sein kann: Es ist wichtig, auch Herausforderungen und möglichen Stolpersteine zu bedenken, die sich aus der Einbindung eines Beraters ergeben können.
Hier ein Überblick:
Integration in die bestehende Kultur des Unternehmens
Interner Widerstand: Externe Beratung bedeutet immer Veränderung. Veränderungen müssen gut kommuniziert werden, sonst kann es zu Skepsis oder sogar Widerstand kommen. Insbesondere dann, wenn die Mitarbeitenden das Gefühl haben, nicht ausreichend in den Veränderungsprozess eingebunden zu sein.
Angst vor dem Unbekannten: Veränderungen können Unsicherheit oder sogar Angst auslösen. Es muss berücksichtigt werden, dass Mitarbeiter/innen durch die externe Projektmanagement-Beratung ihre fachliche Autorität und ihre eigene Rolle in Frage gestellt sehen können.
Kommunikation und Abstimmung
Unklare Erwartungen: Wenn nicht ausreichend klar kommuniziert wird, was von beiden Seiten - sowohl vom Berater für Projektmanagement als auch von den Beteiligten im Unternehmen - erwartet wird, kann das zu Missverständnissen und ggf. zu Konflikten führen.
Uneinheitliche Kommunikation: Es ist wichtig, dass es klare Kommunikationswege zwischen dem Projektmanagement-Team, dem Projektmanagement-Berater und den zentralen Stakeholdern gibt. Sonst sind Probleme vorprogrammiert.
Kosten und Zeitaufwand
Beratungskosten: Projektmanagement-Consulting ist natürlich mit Kosten verbunden. Diese Kosten müssen im Vorfeld gegen den zu erwartenden Nutzen abgewogen werden.
Zeitliche Verzögerungen: Die Einführung neuer Prozesse und Methoden kann zu zeitlichen Verzögerungen in Projekten führen. Neue Arbeitsweisen müssen sich erst einspielen. Auf dieses “It gets worse before it gets better!“ muss man vorbereitet sein - und es aushalten.
Qualität und Implementierung
Ungeeignete Instrumente oder Prozesse: Es muss sichergestellt werden, dass die vorgeschlagenen Veränderungen auch wirklich zu der allgemeinen Arbeitsweise und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Was in einem Unternehmen funktioniert, ist für ein anderes nicht unbedingt richtig. Ein zu starrer Fokus auf „Best Practices“ kann sehr hinderlich sein.
Schwierigkeiten bei der Umsetzung: Maßnahmen, die im Rahmen der Projektmanagement-Beratung vorgeschlagen werden, können sich deutlich von dem unterscheiden, was bisher im Unternehmen praktiziert wurde. Die Herausforderungen bei der Umsetzung sollten nicht unterschätzt werden.
Überschneidungen mit bestehenden Systemen: Wichtig ist natürlich auch, dass neue Arbeitsweisen und Werkzeuge zu den bestehenden technischen Systemen passen.
Nachhaltigkeit und Abhängigkeit
Fehlende Nachhaltigkeitspläne: Ohne einen klaren Plan, wie die eingeführten Prozesse und Methoden dauerhaft aufrechterhalten werden können, besteht die Gefahr, dass das Unternehmen nach Abschluss der Beratung wieder in alte Muster zurückfällt. Das langfristige Ziel sollte immer klar im Blick sein.
Abhängigkeit vom Berater: Wenn der Berater zu viele zentrale Tätigkeiten selbst ausführt und das Unternehmen nicht über genügend eigenes Know-how verfügt, kann es langfristig zu einer Abhängigkeit vom externen Berater kommen.
Fazit
Projektmanagement-Beratung kann eine große Hilfe für Unternehmen sein, die ihre Projekte erfolgreicher und effizienter gestalten wollen. Die Beratung reicht von einer Analyse der bestehenden Projektmanagement-Praxis über die Entwicklung maßgeschneiderter Projektmanagement-Ansätze bis hin zur Unterstützung bei deren Umsetzung. Durch den Blick von außen können mögliche „Betriebsblindheit“ überwunden, innovative Lösungen vorgeschlagen und Risiken minimiert werden. Darüber hinaus tragen Beraterinnen und Berater dazu bei, Projektmanagement-Know-how aufzubauen und kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Bei der Entscheidung für eine Projektmanagement-Beratung sind einige Aspekte zu berücksichtigen. Dazu gehören der zeitliche und finanzielle Aufwand, mögliche Widerstände bei den Mitarbeitern sowie die Gefahr mangelnder Nachhaltigkeit der Veränderungen.
Richtig beauftragt und begleitet bietet Projektmanagement-Consulting aber eine wertvolle Unterstützung für Unternehmen, um Projekte dauerhaft erfolgreich umzusetzen.
Wenn Sie Unterstützung im Projektmanagement brauchen, sprechen Sie uns gerne an!