Übersicht für Eilige:
Motivation: Angesichts von Herausforderungen wie hohen Energiepreisen, Digitalisierung und Klimakrise benötigen Unternehmen ein gutes Stakeholder Management für erfolgreiche Projekte.
Wirkung: Effektives Stakeholder Management minimiert Risiken, erhöht die Akzeptanz, fördert den effizienten Einsatz von Ressourcen und verbessert die Kommunikation.
Stakeholder Definition: Personen, Gruppen oder Organisationen, die direkt oder indirekt von einem Projekt betroffen sind oder Einfluss auf den Projekterfolg haben.
Stakeholder Management Definition: Strategischer Ansatz zur Identifikation, Analyse, Einbindung und Kommunikation mit den Stakeholdern eines Projekts. Ziel ist es, die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder zu verstehen, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Vorgestellte Methoden:
Stakeholder Management Matrix: Einteilung der Stakeholder nach Einfluss und Interesse am Projekt.
Analyse einzelner Stakeholder: Detaillierte Betrachtung von Schlüssel-Stakeholdern, um deren Ziele und typische Verhaltensweisen besser zu verstehen und daraus Handlungsstrategien abzuleiten.
Fazit: Effektives Stakeholder Management erhöht die Erfolgschancen von Projekten und sorgt für eine effizientere Zielerreichung.
Corona, unberechenbare Energiepreise, Klimakrise, Digitalisierung, künstliche Intelligenz. Die Liste der Herausforderungen lässt sich fortsetzen. Unternehmen müssen immer mehr Projekte stemmen, um sich schnell genug zu verändern. Und sie stehen dabei unter großem Druck.
Im Folgenden werden wir uns Stakeholder Management speziell für Projekte anschauen. Aber Sie können es natürlich einfach auch auf andere Arbeitssituationen übertragen.
Damit Projekte/ Projektmanagement erfolgreich sind, ist effektives Stakeholder Management entscheidend. Doch was genau ist das eigentlich? In diesem Blogbeitrag finden Sie eine Stakeholder Management Definition. Außerdem lernen Sie zwei Stakeholder Management Methoden kennen:
Zum einen, wie man Stakeholder in Gruppen einteilen kann. Und wie für diese Gruppen dann das Stakeholder Management erfolgen kann.
Und zum anderen werden wir uns im Detail anschauen, wie man eine Analyse für einen konkreten Stakeholder durchführt.
Beispiele wird es natürlich auch reichlich geben.
Was sind Stakeholder?
Stakeholder Definition: Stakeholder sind alle Personen, Gruppen oder Organisationen, die direkt oder indirekt von einem Projekt betroffen sind oder Einfluss auf das Projekt haben. Dazu gehören nicht nur die Auftraggeber und das Projektteam, sondern auch Externe, die von den Projektergebnissen oder -veränderungen betroffen sind.
Was ist Stakeholder Management?
Stakeholder Management Definition: Stakeholder Management in Projekten bezieht sich auf die strategische Identifikation, Analyse, Einbindung und Kommunikation mit den Personen, Gruppen oder Organisationen, die ein direktes oder indirektes Interesse am Projekt haben sowie einen Einfluss auf den Projekterfolg besitzen. Das Ziel ist es, die Bedürfnisse, Erwartungen und Einflüsse der Stakeholder zu verstehen, um eine effektive Zusammenarbeit zu fördern, Konflikte zu minimieren und letztendlich den Projekterfolg zu unterstützen.
Warum ist Stakeholder Management in Projekten so wichtig?
Stakeholder Management ist ein entscheidender Erfolgsfaktor in jedem Projekt, da es – wie in der Stakeholder Management Definition beschrieben - die Grundlage für eine gute Kommunikation, Zusammenarbeit und für die Lösung von Problemen schafft. Hier einige Beispiele:
Reduzierung von Risiken: Eine unzureichende Einbindung relevanter Stakeholder kann zu Missverständnissen, Konflikten oder Widerständen führen und damit das Projektrisiko erhöhen. Gutes Stakeholder Management hilft, diese Risiken zu minimieren und den Projektverlauf reibungsloser zu gestalten.
Steigerung der Akzeptanz: Stakeholder, die sich in Entscheidungsprozesse einbezogen fühlen, sind eher bereit, das angestrebte Projektziel zu akzeptieren und zu unterstützen. Das kann dazu beitragen, die Umsetzung und die langfristige Nachhaltigkeit des Projekts zu gewährleisten.
Effiziente Ressourcenallokation: Eine klare Priorisierung der Stakeholder-Bedürfnisse ermöglich es, Ressourcen zielgerichtet und damit effizient einzusetzen.
Verbesserte Kommunikation: Eine klare und offene Kommunikation mit den Stakeholdern schafft Transparenz und Vertrauen und erleichtert so die Zusammenarbeit und die Erreichung der Projektziele.
Beispiele für Stakeholder in Projekten
In Projekten kann zwischen internen und externen Stakeholdern unterschieden werden.
Stakeholder Management Methoden
Einteilung der Stakeholder mit Hilfe einer Stakeholder Management Matrix
Wenn die Stakeholder eines Projekts erfasst sind, können sie mit Hilfe einer Stakeholder Management Matrix in Gruppen eingeteilt werden. Für die Einteilung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Bewährt hat sich die Einteilung nach Interesse am Projekt/ Einfluss auf das Projekt.
Die Abbildung zeigt die vier Bereiche der Matrix in Abhängigkeit von Einfluss und Interesse und gibt allgemeine Tipps, wie man mit den Stakeholdern im Projekt umgehen kann.
Beispiele für Stakeholder in der Stakeholder Management Matrix:
Betrachten wir einige konkrete Beispiele für Stakeholder aus den verschiedenen Bereichen der Matrix.
Großer Einfluss, großes Interesse:
Der Vorstand eines Unternehmens, das ein neues Produkt entwickelt. Der Vorstand hat sowohl die Entscheidungsgewalt über das Projektbudget als auch ein starkes Interesse am Projekterfolg.
Ein großer Zulieferer, der für die Lieferung wichtiger Komponenten im Projekt verantwortlich ist. Änderungen im Projekt können sein Geschäft beeinflussen.
Eine NGO, die sich für nachhaltige Geschäftspraktiken einsetzt und das Projekt genau verfolgt, um sicherzustellen, dass die Umweltauswirkungen minimal sind.
Ein wichtiger Abteilungsleiter, der das Projekt als Chance sieht, seine Kompetenzen und seinen Ruf innerhalb des Unternehmens zu verbessern.
Großer Einfluss, geringes Interesse:
Ein einflussreiches Mitglied des Projektteams, das dem Projekt skeptisch gegenübersteht und Widerstand leistet.
Ein mächtiger Geschäftspartner, der das Projekt aus Konkurrenzgründen behindern möchte.
Eine Technologiepartnerfirma, die wichtige Komponenten für das Projekt anbietet, aber kein direktes Interesse am Projektergebnis hat.
Einflussreiche Investoren, die ihre eigenen Interessen über das Projektziel stellen.
Geringer Einfluss, großes Interesse:
Ein Teamleiter einer benachbarten Abteilung, der sich für das Projekt interessiert, weil es Auswirkungen auf seine Mitarbeiter und Ressourcen haben kann.
Ein Mitarbeiter, der von Veränderungen im Projekt betroffen sein wird, aber keine Entscheidungsbefugnis hat.
Ein lokaler Anwohner, der ein besonderes Interesse an den Umweltauswirkungen des Projekts hat, obwohl er keinen direkten Einfluss darauf hat.
Ein Mitglied des Betriebsrats, das sich um die Auswirkungen des Projektes für seine Kollegen sorgt.
Geringer Einfluss, geringes Interesse:
Ein Mitarbeiter, der in einem entfernten Bereich des Unternehmens arbeitet und nicht von den Projektauswirkungen betroffen ist.
Eine Gemeinde, die nur am Rande von einem regionalen Infrastrukturprojekt betroffen ist.
Ein Zulieferer, der nur einen kleinen Anteil der benötigten Materialien liefert und ansonsten keine Verbindung zum Projekt hat.
Ein externer Dienstleister, der ein begrenztes Projektsegment unterstützt und keine weiteren Interessen verfolgt.
Stakeholder Management Methode zur Analyse einzelner Stakeholder
Besonders wichtige Stakeholder sollten einzeln analysiert werden, um sie optimal in das Projekt einzubinden. Dabei kann es sich um wichtige Fürsprecher handeln, auf deren Unterstützung man auf jeden Fall weiter angewiesen ist. Oder aber auch um einflussreiche Personen, die dem Projekt kritisch gegenüberstehen und den Erfolg gefährden könnten.
Die Tabelle zeigt die unterschiedlichen Bereiche, über die man sich bei der Analyse einzelner Stakeholder Gedanken machen sollte.
Vielleicht fragen Sie sich, welche Möglichkeiten es gibt, Informationen über Stakeholder zu erhalten. Hier einige Beispiele:
Zum Teil gibt es offizielle Informationen, die Sie nutzen können.
Fragen Sie Kollegen, die den Stakeholder kennen.
Hören Sie im Gespräch mit dem Stakeholder genau zu und achten Sie auch auf nonverbale Signale.
Und immer hilfreich: Versetzen Sie sich in die Lage des Stakeholders:
Welche Ziele würden Sie verfolgen, wenn Sie in der Position des Stakeholders wären?
Was würden Sie erhoffen, befürchten etc.
Wenn Sie die Spalten mit den inhaltlichen und persönlichen Zielen und den typischen Verhaltensweisen ausgefüllt haben, markieren Sie im nächsten Schritt die Punkte, an denen das Projekt die Ziele des Stakeholders besonders unterstützt oder gefährdet.
Sammeln Sie Ideen, wie Sie die Projektziele noch besser mit den Zielen des Stakeholders in Einklang bringen können. Oder wie sie am besten mit möglichen Konflikten zwischen den Zielen der Stakeholder und denen des Projekts umgehen können.
Bei den typischen Verhaltensweisen gehen Sie ähnlich vor.
Worauf kommt es im Umgang mit dem Stakeholder an und was sollte vermieden werden? Zwei Beispiele:
Wenn Sie es mit einem analytisch denkenden Manager mit wenig Zeit zu tun haben, sollten Sie sich auf Zahlen, Daten und Fakten konzentrieren und schnell zum Punkt kommen.
Ein Stakeholder wünscht vielleicht einen regelmäßigen standardisierten Projektbericht, während ein anderer mündlich über die wichtigsten Aspekte des Projekts informiert werden möchte.
Wenn Sie genügend Ideen für den Umgang mit dem Stakeholder gesammelt haben, wählen sie die besten aus und machen sich an die konkrete Umsetzung.
Noch einige Tipps für die praktische Umsetzung:
Behandeln sie die Erkenntnisse, die Sie mit dieser Stakeholder Management Methode erarbeitet haben, vertraulich. Es geht hier ja um echte Menschen!
Verfeinern Sie Ihre Analyse regelmäßig. Zum einen können Sie am Anfang nicht alles wissen, was wichtig ist und zum anderen verändern sich Ziele und Verhaltensweisen ja mitunter.
Lassen Sie sich nicht von Bedenkenträgern irritieren. Ich habe es einmal erlebt, dass mir jemand gesagt hat, sie würde keine Stakeholder Analyse machen, weil sie ja keine Menschen manipulieren wolle. Mit der Stakeholder Analyse versuchen Sie ja, die Bedürfnisse des Stakeholders zu erfassen und diese Bedürfnisse zu befriedigen bzw. mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu entwickeln. Und das in systematischer Art und Weise. Wann passiert das schon mal? Und manipulieren kann man die Leute sowieso nicht. Dafür sind sie viel zu schlau oder merken intuitiv, dass etwas nicht stimmt.
Fazit: Gutes Stakeholder Management führt zu mehr Projekterfolg
Um erfolgreiches Stakeholder Management zu gewährleisten, sollten Projektmanager und Teams:
Stakeholder frühzeitig identifizieren und ihre Interessen verstehen,
die Bedürfnisse der Stakeholder so weit wie möglich in die Projektplanung integrieren,
eine klare und offene Kommunikation mit den Stakeholdern aufbauen und aufrechterhalten
und Konflikte frühzeitig angehen und gemeinsam nach Lösungen suchen.
Nutzen Sie die beiden vorgestellten Stakeholder Management Methoden. Mit wenig Aufwand können Sie hier viel erreichen. Sie erhöhen die Erfolgschancen Ihres Projektes und erreichen Ihre Projektziele effizienter.
Wenn Sie Unterstützung rund ums Thema Stakeholder Management brauchen: Sprechen Sie uns gerne an!