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Systemisches Projektmanagement: Projekte werden von Menschen gemacht

Aktualisiert: 29. Sept. 2023


Frau mit einem Maschinengehirn

Übersicht für Eilige:

  • Systemisches Projektmanagement ist eine Ergänzung zum klassischen und agilen Projektmanagement

  • Vorteile der Nutzung von systemischem Projektmanagement

    • Größere Chancen auf Projekterfolg

    • Effektivere Nutzung von Ressourcen

    • Steigerung der Stakeholderzufriedenheit

  • Projekte in Deutschland

    • 70% der Projekte gelten als erfolgreich

    • Stakeholderzufriedenheit liegt nur bei 50%

  • Systemisches Projektmanagement

    • Fokussiert auf "soziale Systeme" in Projekten (Projektteam, weitere Stakeholder)

    • Berücksichtigt Beziehungen, Erwartungen und Verhaltensmuster

  • Elemente eines sozialen Systems

    • Personen/Gruppen und ihre Rollen

    • Wahrnehmung des Projekts (Erwartungen, Befürchtungen)

    • Geltende Regeln (offiziell und inoffiziell)

    • Negative Verhaltensmuster

    • Projektumfeld (z.B. Standorte, Technik)

    • Projekt-Vorgeschichte

 

Schreckt Sie das Wort „systemisch“ ab? Keine Angst! Hier geht es nicht um Esoterik, Räucherstäbchen und Stuhlkreise. Es geht um Projekterfolg oder -misserfolg.

Kennen Sie diesen Würfel noch?

Vielfarbiger und teilweise verdrehter Zauberwürfel

Der große Hit der 1980er Jahre. Der Zauberwürfel.

Mögliche Stellungen des Würfels: Was meinen Sie? Es sind ziemlich viele! Ca. 4,3 mal 10^19. Ja, das soll wirklich eine 1 mit 19 Nullen sein.

Der Weltrekord im Lösen eines verdrehten Würfels liegt bei 4,74 Sekunden. Gar nicht mal schlecht. So ein Zauberwürfel ist kompliziert, aber es gibt klare Wege zur Lösung. Man muss nur wissen, wie es geht.

In Projekten haben wir es mit etwas viel Komplexerem zu tun. Mit Menschen.


Menschliches Gehirn und Neuronen

Das menschliche Gehirn hat ca. 86 Milliarden Nervenzellen. Klar, das Hirn ist kein Würfel, aber die Kombinationsmöglichkeiten des Gehirns sind nahezu unendlich.

Die Folge: Menschliche Interaktion ist komplex und nicht fest voraussagbar.


Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement hat folgendes ergeben:

  • Im Schnitt werden Projekte zu 70% als erfolgreich bewertet,

  • die Stakeholderzufriedenheit liegt aber nur bei gut 50%.

Wieso ist die Stakeholderzufriedenheit so niedrig, obwohl die Bewertung des Projekterfolges deutlich höher liegt?

Tja, hier haben wir wieder den Unterschied zwischen Zauberwürfel und Mensch. Wir sind halt etwas komplexer als ein verdrehbarer Würfel.

Systemisches Projektmanagement gibt uns Möglichkeiten an die Hand mit unseren Projektstakeholdern dauerhaft besser zusammen zu arbeiten. Und das führt zu mehr Projekterfolg.


Systemisches Projektmanagement - ein Überblick


Hier ein Überblick über systemisches Projektmanagement: Eine kurze Klärung des Begriffes „soziales System“ vorab:

Symbole für Personen oder Personengruppen, die durch Linien miteinander verbunden sind und von einer weiteren Linie umschlossen sind.

In sozialen Systemen stehen Menschen oder Gruppen von Menschen in Verbindung miteinander und beeinflussen sich. Und es gibt ein „Innen“ und ein „Außen“. Dazwischen liegt die Systemgrenze.

In Projekten gibt es natürlich auch soziale Systeme:

  • Das Projektteam

  • und die weiteren Projektstakeholder, d.h. alle Personen oder Gruppen, die ein Projekt positiv oder negativ beeinflussen können oder davon positiv oder negativ betroffen sind.

Damit die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt möglichst hoch sind, sollte man Projektmanagement für die sozialen Systeme der besonders wichtigen Stakeholdergruppen durchzuführen.


Die Elemente eines sozialen Systems

Ovale Formen in unterschiedlichen Farben mit Texten darin, die die Elemente eines sozialen Systems beinhalten.

Es gibt 6 zentrale Elemente eines sozialen Systems.

  1. Personen oder Personengruppen: Welche Stakeholder, inklusive Projektteam, habe ich?

  2. Wie sehen die Personen oder Personengruppen das Projekt? Erwartungen, Befürchtungen etc. Hier kann man natürlich nur Vermutungen anstellen und diese durch Beobachtungen immer weiter verfeinern.

  3. Welche Regeln gibt es? Offizielle oder inoffizielle. Was ist z.B. an Verhalten im Projekt ok und was nicht? Wie gehen wir mit Konflikten um?

  4. Welche negativen Verhaltensmuster gibt es, die regelmäßig auftreten? Gibt es in bestimmten Situationen immer wieder Streit. Fahren sich Diskussionen regelmäßig nach demselben Muster fest?

  5. Das Umfeld: Arbeiten wir als Projektteam zentral an einem Ort oder sind wir auf unterschiedliche Standorte verteilt? Wie ist die technische Ausstattung?

  6. Die Vorgeschichte: Handelt es sich um ein Vorzeigeprojekt oder ist es vielleicht der dritte Versuch das Projekt endlich mal umzusetzen?

Klassisches und agiles Projektmanagement sollten sinnvollerweise durch systemisches Projektmanagement erweitert werden.

Für jede Projektphase wird also parallel auch auf der Systemebene gearbeitet. Mit möglichst effektiven und einfach zu nutzenden Methoden und Werkzeugen.


Übersicht Kombination klassisches und systemisches Projektmanagement


Schauen wir uns an, wie eine Erweiterung des klassischen Projektmanagements durch systemisches Projektmanagement, ganz grob betrachtet, aussehen kann. Dabei wird auf der Systemebene immer wieder auf die erwähnten 6 Elemente des sozialen Systems zurückgegriffen.


Für die verschiedenen Projektphasen haben wir zum einen die Inhaltsebene, also das, was im klassischen Projektmanagement bearbeitet wird, und auf der Systemebene das Projektteam und das Stakeholder-System.

Übersicht Projektphasen und Inhalte für klassisches und systemisches Projektmanagement

In der Initiierungsphase wird zunächst der Projektauftrag möglichst klar definiert und die Rahmenbedingungen des Projektes geklärt. Auf der Systemebene werden die ersten Projektmitarbeiter ausgewählt, eine Diagnose des Stakeholder-Systems durchgeführt und das Projekt im Stakeholder-System etabliert.


In der Planungsphase werden der Projektstrukturplan, der Zeitplan, der Ressourcenplan, der Risikoplan und vieles mehr erstellt. Auf der Systemebene wird daran gearbeitet, das geeignete Projektteam zusammenzustellen und Teamentwicklungsmaßnahmen zu planen. Außerdem wird geplant, wie man sich einen strukturierten Überblick über das Stakeholder-System verschafft und welche Aktivitäten im Stakeholder-System sinnvoll sein könnten, um die Erfolgschancen des Projekts zu erhöhen bzw. die Risiken für das Projekt zu reduzieren. Man spricht hier von Diagnose und Intervention.


In der Ausführungs-, Überwachungs- und Steuerungsphase erfolgt die Bearbeitung der Projektaufgaben, der Soll-Ist-Vergleich, die Projektsteuerung und die Planung der nächsten Projektschritte. Systemseitig wird das Projektteam zusammengestellt und die geplanten Teamentwicklungsmaßnahmen umgesetzt. Ebenso werden die geplanten Diagnosen und Interventionen im Stakeholder-System und ggf. im Systemumfeld durchgeführt. Es finden regelmäßige Statusgespräche mit dem Auftraggeber und/oder dem Lenkungskreis zum „soziale System Projekt“ statt.


In der Abschlussphase des Projektes erfolgt die Übergabe des Produktes oder der Dienstleistung an den Auftraggeber sowie eine Evaluation. Das Projektteam wird geplant und koordiniert aufgelöst. Das Projekt ist nicht einfach vorbei und der Letzte macht das Licht aus. Auch im Stakeholder-System gibt es einen geplanten Abschluss. Nach dem Projekt ist vor dem Projekt und ein guter Abschluss hat viel mit wertschätzender und professioneller Zusammenarbeit zu tun. Außerdem haben alle Beteiligten noch einmal die Chance, viel zu lernen.


Wenn Ihnen die Systemebene in Projekten fremd ist, dann sind sie in guter Gesellschaft. Das geht vielen so. Die große Chance: Mit vergleichsweise geringem Aufwand erhöhen Sie Ihre Chancen ein Projekt erfolgreicher durchzuführen. Sie sparen Geld, Zeit und Nerven. Und magere 50% Stakeholderzufriedenheit wie in den Umfrageergebnissen können Sie auch vermeiden.


Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen systemisches Projektmanagement? Wie gehen Sie in Projekten mit den unterschiedlichen sozialen Systemen um? Betreiben Sie Stakeholder Management geplant oder ist es eher ein zufälliger Prozess, der von der Kompetenz der jeweiligen Projektleitung abhängt?


Wenn Sie sich weiter über Projektmanagement informieren wollen, dann schauen Sie sich doch unsere Webseite zum Thema Projektmanagement an. Wenn Sie Kontakt aufnehmen möchten, klicken Sie einfach hier.

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