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Herausforderung:
Ein produktives, gut zusammenarbeitendes Team ist entscheidend für den Projekterfolg. Ein gutes Team fällt aber nicht vom Himmel. Konflikte und Motivationsprobleme können oft auf eine falsche Teamzusammenstellung und unzureichende Teamentwicklung zurückgeführt werden.
Ziel des Posts:
Dieser Post zeigt Ihnen, wie Sie durch eine gezielte Teamzusammenstellung und systematisches Teambuilding den Projekterfolg positiv beeinflussen können. Sie lernen Modelle, Methoden und konkrete Maßnahmen kennen, die Ihnen als Projektmanager dabei helfen, Ihr Team zu einem besseren Projektteam zu machen.
Kerninhalte:
Bedeutung einer guten Teamzusammenstellung
Einführung in das Belbin-Rollenmodell zur planvollen Besetzung von Projektteams
Vorstellung des Johari-Fensters zur Verbesserung der Selbst- und Fremdwahrnehmung im Team
Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman und ihre Bedeutung für die Teamführung
Grundlegende Maßnahmen zur erfolgreichen Teamentwicklung
Erprobte Spielregeln für die Zusammenarbeit im Team
Nutzen:
Sie lernen, wie Sie die Teamzusammenstellung optimieren können, um Konflikte möglichst zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.
Sie erfahren, wie Sie die Teamentwicklung aktiv fördern und dadurch die Effizienz und Motivation Ihres Teams steigern.
Sie erhalten spezifische Tipps für die Einführung von Team-Spielregeln und Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit.
Die Bedeutung von Teamzusammensetzung und Teambuilding für den Projekterfolg
In vielen Projekten ist die gute Zusammenarbeit des Projektteams ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg. Ein gut zusammengesetztes Team und sinnvolle Maßnahmen der Teamentwicklung lassen ein Projektteam viele Herausforderungen meistern. Ein schlecht zusammengestelltes Team kann schon bei einfachen Aufgaben scheitern. Die Ursachen für schlechte Teamleistungen sind oft auf Fehler bei der Teamzusammenstellung und mangelndes Teambuilding im Projekt zurückzuführen. Effektive Teamentwicklung beginnt nicht nur mit der richtigen Auswahl der Teammitglieder. Sie umfasst auch immer wieder Maßnahmen zur Förderung der Zusammenarbeit und zur Lösung von Konflikten.
Teamzusammenstellung: Mehr als nur Fachkompetenz
Es ist kein Geheimnis, dass die Zusammenstellung eines Teams weit über die Berücksichtigung fachlicher Qualifikationen hinausgeht. Folgende Aspekte sollten Sie beachten, wenn sie für Ihr Projekt ein Team zusammenstellen:
Soziale Kompetenz der Mitarbeiter: Teammitglieder müssen in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren, konstruktiv zusammenzuarbeiten und auftretende Konflikte zu lösen. Soziale Intelligenz ist genauso wichtig wie fachliche Kompetenz, um eine möglichst reibungslose Teamarbeit zu gewährleisten.
Methodische Kompetenzen: Hierzu gehören Fähigkeiten wie die Strukturierung von Aufgaben, das Setzen von Prioritäten, Zeitmanagement und die Fähigkeit, bei Bedarf auch parallel an unterschiedlichen Aufgaben zu arbeiten. Diese Kompetenzen sind entscheidend, um den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten. Das gilt besonders in komplexen Projekten.
Präferenzen der Mitarbeitenden: Jeder Mitarbeitende hat individuelle Präferenzen bezüglich der Arbeitsweise. Manche arbeiten lieber im Team, andere lieber allein. Diese Präferenzen sollten respektiert und bei der Aufgabenverteilung berücksichtigt werden. Das steigert die Motivation und die Zufriedenheit deutlich.
Angemessene Teamgröße: Ein sehr großes Team hat oft den Nachteil, dass die Kommunikation im Team sehr schwierig ist und viele Aufgaben im Bereich „Teammanagement“ anfallen. Ein sehr kleines Team bringt manchmal den Nachteil mit sich, dass nicht alle für das Projekt erforderlichen fachlichen Kompetenzen abgedeckt sind. Die richtige Balance bei der Festlegung der Teamgröße ist entscheidend, um ein effizientes und flexibles Team zu schaffen.
Qualifikationsniveau: Große Unterschiede in den Fähigkeiten und im Engagement der Teammitglieder können zu Spannungen und Konflikten führen. Eine ausgewogene Mischung der Qualifikationen fördert die Zusammenarbeit und trägt dazu bei, dass alle Teammitglieder gleichberechtigt zusammenarbeiten.
Wie stellt man ein Projektteam sinnvoll zusammen?
Das Belbin-Rollenmodell: Maximierung der Teamleistung durch Rollenvielfalt
Das Rollenmodell von Meredith Belbin ist eines der bekanntesten Konzepte zur Teambildung. Es beschreibt neun verschiedene Rollen, die in einem erfolgreichen Team vertreten sein sollten, um eine möglichst große Teamleistung möglich zu machen. Jede Rolle bringt spezifische Stärken und potenzielle Schwächen mit sich:
Teamrollen nach Belbin
Handlungsorientierte Rollen:
Macher (Shaper): Macher sind dynamisch, entschlossen und zielorientiert. Sie setzen sich für Fortschritt ein und treiben das Team voran. Ihre Neigung zu Ungeduld und Konfliktbereitschaft kann allerdings zu Spannungen führen.
Umsetzer (Implementer): Umsetzer sind praktisch veranlagt, organisiert und zuverlässig. Sie setzen Ideen in konkrete Aktionen um. Ihre Schwäche liegt in einer gewissen Starrheit und im Widerstand gegen Veränderungen.
Perfektionist (Completer/ Finisher): Perfektionisten sind detailorientiert und achten darauf, dass Aufgaben sorgfältig und termingerecht erledigt werden. Ihre Tendenz zur Übervorsicht und die Angst vor Fehlern können zu Stress und Perfektionismus führen.
Kommunikationsorientierte Rollen:
Koordinator (Coordinator): Koordinatoren sind selbstsicher und haben natürliche Führungsqualitäten. Sie fördern die Entscheidungsfindung und delegieren effektiv. Sie können jedoch als manipulierend empfunden werden.
Teamarbeiter (Team Worker): Teamarbeiter sind einfühlsam und diplomatisch. Sie fördern das Teamklima und helfen Konflikte zu lösen. Ihre Schwäche ist, dass sie wenig entschlussfreudig sind und ihr Bedürfnis, es allen recht zu machen.
Wegbereiter (Resource Investigator): Wegbereiter sind kontaktfreudig und enthusiastisch. Sie knüpfen Kontakte nach außen und bringen neue Ideen ein. Ihre Schwäche kann darin liegen, dass sie schnell das Interesse verlieren.
Wissensorientierte Rollen:
Spezialist (Specialist): Spezialisten bringen fundiertes Fachwissen und spezifische Fähigkeiten ins Team ein. Sie haben eine Leidenschaft für ihr Fachgebiet, können aber auch als Einzelgänger wahrgenommen werden.
Beobachter (Monitor Evaluator): Beobachter sind analytisch und kritisch. Sie beurteilen Situationen objektiv und treffen fundierte Entscheidungen. Ihre Schwäche kann in einer gewissen Passivität und mangelnden Begeisterungsfähigkeit liegen.
Erfinder (Plant): Erfinder sind kreativ und visionär. Sie entwickeln innovative Lösungen und denken unkonventionell. Ihre Schwächen können in der Vernachlässigung von Details und in Praxisferne liegen.
Vorteile des Belbin-Rollenmodells
Das Belbin-Modell hilft Projektmanagerinnen und Projektmanagern, Teams so zusammenzustellen, dass alle erforderlichen Fähigkeiten und Perspektiven abgedeckt sind. Durch die richtige Mischung der Rollen kann ein Team seine Leistung optimieren und Herausforderungen effektiver bewältigen.
So gehen Sie in der Projektpraxis vor:
Rollen identifizieren: Führen Sie eine Analyse der Teammitglieder durch, um ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren.
Rollenverteilung: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Rollen im Team besetzt sind und keine Rolle zu dominant ist.
Konfliktmanagement: Achten Sie auf potenzielle Konflikte durch doppelt besetzte Rollen und greifen Sie frühzeitig ein.
Selbst- und Fremdwahrnehmung im Team
Das Johari-Fenster, benannt nach seinen Entwicklern Joseph Luft und Harry Ingham, ist ein bewährtes Modell zur Verbesserung der Kommunikation in Teams. Es fördert damit das Teambuilding in Projekten. Das Johari-Fenster teilt die Bereiche der Selbst- und Fremdwahrnehmung in vier Quadranten ein:
Öffentliche Person: Dieser Bereich umfasst Informationen, die sowohl dem Teammitglied selbst als auch den anderen bekannt sind. In einem gut funktionierenden Team ist dieser Bereich groß. Es gibt viel Offenheit und Transparenz. Der öffentliche Bereich fördert Vertrauen und Zusammenarbeit.
Mein Geheimnis: Informationen, die das Teammitglied kennt, aber vor anderen verbirgt. Dies können private Informationen sein aber auch Themen, in denen ein Teammitglied unsicher ist, diese Unsicherheit aber nicht nach außen trägt. In einem entwickelten Team ist dieser Bereich klein, da Vertrauen und Offenheit gepflegt werden. Weniger Geheimnisse führen zu einer besseren Teamarbeit.
Blinder Fleck: Informationen, die dem Teammitglied nicht bewusst sind, aber von anderen wahrgenommen werden. Dies können unbewusste Verhaltensweisen oder Kommunikationsstile sein, die sich negativ auf das Team auswirken können. Durch konstruktives Feedback kann dieser blinde Fleck reduziert werden, was zur persönlichen Entwicklung und besseren Zusammenarbeit beiträgt.
Unbekannter Bereich: Hierbei handelt es sich um Informationen, die sowohl dem Teammitglied als auch anderen unbekannt sind. Dieser Bereich enthält potenzielle Fähigkeiten oder Probleme, die noch nicht entdeckt wurden. Dieser Bereich kann durch offene Kommunikation und gezielte Teamentwicklung verkleinert werden.
Das Johari-Fenster im Projekt
Im Projekt lässt sich das Johari-Fenster nutzen, um die Kommunikation im Team zu verbessern. Regelmäßige Feedbackrunden und offene Gespräche helfen, den öffentlichen Bereich zu vergrößern und blinde Flecken zu verkleinern. All das stärkt das Vertrauen im Team, fördert die Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit.
Teamentwicklung im Projekt
Das Teamentwicklungsmodell von Tuckman
Das Teamentwicklungsmodell von Bruce Tuckman beschreibt die Entwicklung eines Teams in fünf Phasen. Jede Phase erfordert ein anderes Führungsverhalten:
Forming (Orientierungsphase): In dieser Anfangsphase lernen sich die Teammitglieder kennen. Der Projektmanager sollte klare Kommunikationswege etablieren und im Projekt durch Teambuilding-Maßnahmen Vertrauen schaffen. Diese Phase ist entscheidend, um eine solide Basis für die Zusammenarbeit zu legen.
Storming (Konfliktphase): Konflikte und Machtkämpfe sind in dieser Phase normal, da die Teammitglieder ihre Positionen festigen wollen. Der Projektmanager sollte Konfliktlösungsstrategien anwenden, klare Regeln aufstellen und als bei Problemen oder Konflikten als Vermittler wirken. Wichtig ist, dass Konflikte konstruktiv gelöst werden, um das Team zu stärken.
Wenn Sie mehr zum Thema Konflikte in Projekten wissen möchten, dann klicken sie in unseren Post.
Norming (Regelungsphase): In dieser Phase akzeptieren die Teammitglieder ihre Rollen und entwickeln gemeinsame Normen und Werte. Der Projektleiter unterstützt die Teamentwicklung und fördert den Zusammenhalt. Diese Phase ist entscheidend für die Schaffung eines positiven Teamklimas und einer guten gemeinsamen Arbeitsweise.
Performing (Arbeitsphase): Das Team arbeitet effektiv und konzentriert an der Erreichung der Projektziele. Der Projektleiter muss nur minimal eingreifen und die Arbeitsprozesse überwachen. Diese Phase ist durch hohe Produktivität und effiziente Zusammenarbeit gekennzeichnet.
Adjourning (Auflösungsphase): Das Projekt wird abgeschlossen und das Team löst sich auf. Der Projektmanager sollte den Abschluss gut koordinieren und sicherstellen, dass die Teammitglieder schnell in neuen Projekte Fuß fassen können. Vor der Auflösung des Teams sollte unbedingt noch einmal (zum Beispiel in einem Teamworkshop) vom Projektteam festgehalten werden, was im Projekt gut und was weniger gut lief. So erreichen Sie einen guten und wertschätzenden Abschluss der gemeinsamen Projektarbeit und schaffen die Grundlage für noch bessere Projekte in der Zukunft.
Noch ein Hinweis: Änderungen in der Teamzusammensetzung, z. B. wenn ein neues Mitglied zum Team stößt oder ein Mitglied das Team verlässt, können den Entwicklungsprozess beeinflussen und das Team möglicherweise in seiner Entwicklung zurückwerfen. Der Projektmanager sollte deshalb Änderungen in der Besetzung des Teams sorgfältig planen und neue Mitglieder gut integrieren.
Maßnahmen für eine erfolgreiche Teamentwicklung
Ein effektives Team ist das Ergebnis gezielter Maßnahmen und kontinuierlicher Unterstützung. Hier eine Liste von Maßnahmen, die die Teamentwicklung fördern können:
Spielregeln festlegen: Legen Sie klare Regeln für Pünktlichkeit, Verbindlichkeit und Kommunikation fest. Diese Regeln geben Orientierung und beugen Missverständnissen vor.
Zuständigkeiten klären: Jeder sollte seine Rolle und seine Verantwortlichkeiten kennen, um Konflikte zu vermeiden und die Effizienz der Projektarbeit zu steigern.
Fairness sicherstellen: Alle Teammitglieder sollten gleich behandelt werden. Ungerechtigkeiten können Vertrauen zerstören und sich negativ auf die Teamarbeit auswirken.
Regelmäßige Kommunikation: Geben und fordern Sie regelmäßiges Feedback, um die Teamarbeit immer weiter zu verbessern und Probleme frühzeitig zu erkennen.
Konflikte erkennen und lösen: Fangen Sie bei sich abzeichnenden Konflikten früh mit dem Konfliktmanagement an. So entschärfen Sie Spannungen und stären das Team.
Integration neuer Teammitglieder: Neue Mitglieder sollten gezielt in das Team integriert werden, um den Teamgeist zu erhalten und die Zusammenarbeit zu fördern.
Nicht integrierbare Mitglieder austauschen: In Fällen, in denen einzelne Mitarbeiter die Teamdynamik stören und nicht integriert werden können, sollten diese aus dem Team entfernt werden. Auch wenn dieser Schritt nicht immer leicht ist: Gefährden Sie nicht den Erfolg Ihres Projektes!
Die hier aufgeführten Maßnahmen der Teamentwicklung sind natürlich sehr allgemein gehalten. Wenn Sie sich dafür interessieren, wie die Entwicklung des Projektteams in jeder Phase systematisch durchgeführt werden kann, dann schauen Sie doch in den Blogartikel zum Thema. Oder gucken Sie sich das Video zum systemischen Projektmanagement auf unserer Webseite an.
Spielregeln festlegen
Betrachten wir den ersten Punkt, der unter „Maßnahmen für eine erfolgreiche Teamentwicklung“ aufgeführt ist, etwas genauer. Die Festlegung von Spielregeln für die Zusammenarbeit.
Immer wieder kommt es in Projekten zu Problemen und Konflikten in der Zusammenarbeit.
Wichtige Information werden nicht weitergegeben
Aufgaben werden nicht fristgerecht erledigt, obwohl ein Mitarbeiter diese Aufgabe an sich gezogen hat
Bestimmte Teammitglieder kommen regelmäßig zu spät oder unvorbereitet zu einer Projektbesprechung
um nur einige zu nennen.
Wenn das Team im Vorfeld gemeinsam Regeln für die Zusammenarbeit aufgestellt hat, ist es leichter, in solchen Fällen einzugreifen und die Zusammenarbeit wieder zu verbessern. Die Einhaltung von gemeinsam beschlossenen Regeln kann eingefordert werden.
Teamregeln können z.B. in einem Workshop zu Beginn des Projektes aufgestellt werden. Wenn Regeln gemeinsam erarbeitet wurden, ist die Akzeptanz für sie oft sehr hoch. Häufig drängt das Team selbst auf die Einhaltung der beschlossenen Regeln. Auch für den Projektleiter wird es einfacher, die Einhaltung der Regel einzufordern. Selbst dann, wenn er keine disziplinarische Vorgesetztenfunktion hat.
Beispiele für Spielregeln
Wie bereits erwähnt, sind klare, gemeinsam festgelegte Regeln extrem hilfreich, um Missverständnissen vorzubeugen, Konflikte so gut es geht zu vermeiden und damit eine möglichst konstruktive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Hier einige bewährte Spielregeln, die Sie in Workshops mit Ihrem Projektteam als Vorschläge einbringen können:
Direkte Kommunikation: Wünsche und Bedürfnisse werden offen und klar geäußert. Wir verlassen uns nicht darauf, dass andere unsere Gedanken erraten oder unbewusst unsere Erwartungen erfüllen.
Eigenverantwortung übernehmen: Jeder ist für seine eigenen Aufgaben und Anliegen zuständig und handelt proaktiv.
Fokus auf die Gegenwart: Wir richten unsere Aufmerksamkeit auf aktuelle Aufgaben und Herausforderungen, anstatt uns auf Vergangenes zu konzentrieren.
Persönliche Kommunikation: Jeder spricht für sich selbst und vermeidet es, allgemeine Aussagen wie „man“, „wir“ oder „es“ zu nutzen, um die eigene Meinung auszudrücken.
Fehlerfreundliche Kultur: Jeder darf Fehler machen, aber es wird erwartet, dass man aus ihnen lernt und sie korrigiert.
Ehrlichkeit und Taktgefühl: Wir kommunizieren offen und ehrlich, achten aber auf den passenden Moment und die richtige Wortwahl.
Vertraulichkeit wahren: Vertrauliche Informationen werden respektiert und nicht ohne Einverständnis weitergegeben.
Informationen aktiv weitergeben und einholen: Wir teilen wichtige Informationen proaktiv (Bringschuld) und holen die benötigten Informationen eigenverantwortlich ein (Holschuld).
Priorität für aktuelle Probleme: Schwierigkeiten und Konflikte werden sofort angesprochen, damit sie schnell gelöst werden können und das Vorankommen des Teams nicht behindern.
Fokus beibehalten: In Besprechungen bleiben wir beim Thema und vermeiden ablenkende Nebengespräche.
Nein sagen dürfen: Jedes Teammitglied kann „nein“ sagen, wenn eine Aufgabe zu groß oder unpassend ist, um sie zu übernehmen.
Fazit: TeamBuilding als Schlüssel zum Projekterfolg
Wenn Sie Ihr Projektteam gut und geplant zusammenstellen (das Belbin-Modell hilft dabei), die unterschiedlichen Phasen, die ein Projekt durchläuft (5 Phasen nach Tuckman) mit passenden Teamentwicklungsmaßnahmen begleiten und gemeinsam mit dem Team Spielregeln vereinbaren – und einhalten – haben Sie sehr gute Chancen, Ihre Projekte erfolgreicher und effizienter umzusetzen.
Kleiner Haken: Teamentwicklung ist ein kontinuierlicher Prozess, der durch klare Kommunikation, Vertrauen und die Bereitschaft, gemeinsam an den gesteckten Zielen zu arbeiten, unterstützt wird.
Brauchen Sie Unterstützung bei der Teamentwicklung? Dann sprechen Sie uns gerne an!
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