Die meisten von Ihnen werden diesen Dinosaurier kennen. Genau, es ist ein Brontosaurier. Das Wappentier für schlechtes klassisches Projektmanagement. Wenn es um Projekte geht, sind Ihnen wahrscheinlich die folgenden Situationen nicht allzu fremd. Ein Projekt soll einmal „kurz und grob bezüglich der Kosten und des Zeitbedarfes“ abgeschätzt werden. Sind diese ersten Zahlen einmal in der Welt, sind sie plötzlich in Stein gemeißelt.
Oder es wird gesagt: „Lasst und das Projekt nicht überplanen! Wir müssen loslegen. Um die Details kümmern wir uns später.“ Oft ist dann der Projektumfang nicht klar, Risiken werden übersehen und vieles andere mehr.
Zu wenig Planung am Anfang, der kleine Brontosaurierkopf, führt zu sehr viel zusätzlicher Projektmanagementarbeit während des Projektes, dem dicken Körper.
Und nicht selten ziehen sich diese „Lass uns endlich anfangen!“- oder „Wir brauchen nur einen groben Wert!“-Projekte endlos hin und scheinen kein Ende zu nehmen. Der lange Dinosaurierschwanz.
Fazit: Gutes klassisches Projektmanagement hat keine Brontosaurierform. Nie!
Rahmenbedingungen für Projekte
Projekte sind immer gewissen Rahmenbedingungen unterworfen.
Ein Wort noch zur Kundenzufriedenheit. Manchmal wird in Projekten vergessen, dass es auch interne Kunden gibt. Auch die müssen mit dem Projektergebnis zufrieden sein!
Projektphasen im klassischen Projektmangement
Klassisches Projektmanagement hat eine feste Anzahl von Phasen. Zur Info: Wir verwenden hier die Projektphasen nach Project Management Institute.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Projektphasen und die Projektmanagement Aufgaben.
In der Initiierungsphase müssen Sie den Business Case verstehen, messbare Projektziele erarbeiten, die Projektcharta entwickeln, eine erste Stakeholderanalyse durchführen etc.
In der Planungsphase definieren Sie den Projektinhalt und -umfang, legen das Planungsteam fest, erstellen den Projektstrukturplan, entwickeln den Terminplan, um nur einige Aspekte zu nennen.
Während der Ausführungsphase stellen Sie das endgültige Projektteam zusammen, führen alle Arbeiten gemäß des Projektmanagementplans durch, managen die Stakeholder etc.
In der Überwachungs- und Steuerungsphase überwachen Sie das Projekt, analysieren und bewerten die Projektleistung, erarbeiten Vorhersagen und so weiter.
Und in der Abschlussphase holen Sie dann die finale Bestätigung ein, dass die Arbeiten den Anforderungen gemäß durchgeführt wurden. Sie übergeben Ihr Produkt, sammeln Feedback ein, führen den letzten Lessons learned Workshop durch - und feiern hoffentlich den Projekterfolg.
Verknüpfung und Reihenfolge der Projektphasen im klassischen Projektmanagement
Wenn Sie der Ansicht sind, dass Projekte und Projektmanagement Aufgaben nie in dieser sehr linearen Art und Weise durchgeführt werden, haben Sie natürlich völlig recht.
Die Projektphasen können miteinander verknüpft sein und folgen nicht immer aufeinander.
Natürlich fängt ein Projekt immer mit der Initiierungsphase an. Und auf diese folgt die Planungsphase. Dann kommt es zur Ausführung des Plans. Die Ausführungsphase ist mit der Überwachungs- und Steuerungsphase verknüpft. In Ihrem Projekt werden Sie die Ausführung je nach Input aus der Überwachung und Steuerung anpassen. Überwachung und Steuerung geben auch wertvolle Informationen, die helfen zu checken, ob die Annahmen aus der Initiierungsphase richtig waren oder ob Anpassungen erforderlich sind. Gegebenenfalls muss die Planung aktualisiert werden.
Die letzte Phase ist die Abschlussphase.
Um sicherzustellen, dass alle Phasen richtig geplant und bearbeitet werden, gibt es außerdem noch eine phasenübergreifende Überwachung und Steuerung.
Hantel statt Brontosaurier
Die Hantel ist das Symbol für gutes klassisches Projektmanagement. Schwer an beiden Enden, der Initiierung und Planung auf der einen und dem Abschluss auf der anderen, und griffig in der Mitte. Die Hantel ist das Gegenteil des Brontosauriers.
Wenn Sie Ihre Projekte gut initiieren und planen, werden Sie
mehr erfolgreiche Projekte haben und
weniger Feuerwehraktionen durchführen müssen.
Und weniger Feuerwehraktionen bedeuten mehr Zeit für die Projektüberwachung und -steuerung.
Ein guter Projektabschluss führt zu mehr Zufriedenheit
in der eigenen Firma,
bei den externen Partnern und Lieferanten
und beim Endkunden.
Ein guter Projektabschluss liefert außerdem wertvolles Feedback für die kontinuierliche Verbesserung.
Nutzen Sie den Hantelansatz und steuern Sie Ihr Projekt. Lassen Sie sich nicht von einem Dinosaurier managen.
Was sind Ihre typischen Projekte? Welchen Projektmanagementansatz verfolgen Sie? Was läuft in Ihren Projekten normalerweise gut und wo „hakt“ es regelmäßig?