Projektmanagement Phasen: Ein Leitfaden für effizientes Projektmanagement

Übersicht für Eilige:

1. Zunahme von Projekten: Die Anzahl von Projekten wächst stetig. Strukturiertes Projektmanagement ist essenziell, um Ressourcen zu schonen.

2. Projektmanagement Definition: Laut Project Management Institute (PMI) „die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektaktivitäten, die der Erfüllung der Projektanforderungen dienen“.

3. Phasen nach PMI: Das PMI definiert fünf Projektmanagement Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung, sowie Abschluss.

   1. Initiierung: Hier werden Ideen generiert, die Machbarkeit des Projekts analysiert und die Projektcharta erstellt.

   2. Planung: Diese Phase legt den genauen Projektinhalt fest, plant benötigte Ressourcen und identifiziert Projektrisiken.

   3. Ausführung & Überwachung und Steuerung: In der Ausführungsphase wird der Plan umgesetzt, während in der Überwachungs- und Steuerungsphase der Projektfortschritt fortlaufend überprüft wird. Falls erforderlich werden auch Anpassungen am Projekt vorgenommen.

   4. Abschluss: Diese oft vernachlässigte Phase umfasst die formelle Übergabe des Projekts, das Einholen von Feedback und die Dokumentation der Ergebnisse.

4. Vorteile des PMI-Ansatzes: Er bietet eine klare, universell anwendbare Struktur, betont proaktives Risikomanagement und intensives Stakeholder-Management.

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Motivation

Die Zahl der Projekte hat in den letzten Jahren stetig zugenommen (siehe z.B. die GPM-Studie hierzu). Und daran wird sich aller Voraussicht nach auch in Zukunft wenig ändern.

Und egal, ob ein neues Produkt auf den Markt gebracht werden soll oder die Modernisierung einer Fabrik ansteht:

Sollen Projekte erfolgreich sein, d.h. Umfang, Kosten und Zeit im geplanten Rahmen bleiben, bedarf es einer guten Planung und einer sorgfältigen Durchführung.

Ohne eine strukturierte Vorgehensweise landet man schnell im Chaos, verschwendet Ressourcen und verfehlt wichtige Ziele.

Die Projektmanagement Phasen des Project Management Institute (PMI) bieten einen bewährten und weit verbreiteten Ansatz, um ein Projekt strukturiert zu planen und durchzuführen.

Projektmanagement und Projektmanagement Phasen

Projektmanagement ist ein zielorientierter Prozess, der die Planung, Organisation, Steuerung und Überwachung von Projekten von Anfang bis Ende umfasst. Es hilft, bestimmte Ziele innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und Budgets zu erreichen.

Doch wie geht das konkret? Gutes und damit erfolgreiches klassisches Projektmanagement durchläuft mehrere Phasen. Diese Projektmanagement Phasen geben eine klare Struktur und Orientierung.

Projektmanagement Definition

Laut Project Management Institute (PMBOK Guide) ist Projektmanagement „die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektaktivitäten, die der Erfüllung der Projektanforderungen dienen“.

Nach dem Project Management Institute besteht der Projektmanagementprozess aus fünf Phasen:

1. Initiierung

2. Planung

3. Ausführung

4. Überwachung und Steuerung

5. Abschluss.

Um Ihnen einen umfassenden Überblick zu geben, gehen wir im Folgenden auf jede dieser Phasen ein.

Projektmanagement Phasen nach PMI

(Eine ausführliche Übersicht finden Sie im angehängten PDF am Ende des Posts)

Phase 1: Initiierung

Die Initiierungsphase legt den Grundstein für das gesamte Projekt. In dieser Phase werden nicht nur Ideen generiert und bewertet, sondern auch das Potenzial und die Machbarkeit des Projekts analysiert. Wichtig ist auch der intensive Austausch mit den verschiedenen Stakeholdern, um deren Anforderungen, Interessen und Bedenken zu verstehen. Zentrale Aktivitäten in dieser Phase sind u.a.:

• Motivation und Gesamtziel: Möglichst klare Definition des Projekts und der erwarteten Ergebnisse

• Bedarfsanalyse: Genaue Beschreibung, warum ein bestimmtes Projekt durchgeführt werden soll und welche Probleme oder Chancen es adressiert

• Business Case: Analyse des Geschäftswerts und der potenziellen Rendite

• Stakeholder Analyse: Erstellung eines ersten Überblicks über die am Projekt beteiligten oder von ihm betroffenen Akteure und deren spezifischen Einfluss und Interesse am Projekt

• Machbarkeitsstudie: Falls erforderlich: Bevor Ressourcen investiert werden eine Prüfung durchführen, ob das Projekt technisch, finanziell und zeitlich realisierbar ist

• Projektcharta: Erstellung eines Dokuments, das das gesamte Projekt zusammenfassend beschreibt und u.a. den Umfang, die Ziele und den Zweck des Projekts darlegt

Beispiele:

1. Ein Industrieunternehmen möchte eine Produktionslinie für einen neuen Maschinentyp aufbauen. In der Initiierungsphase wird untersucht, ob für diesen Maschinentyp ein ausreichender Marktbedarf besteht und ob die technische Machbarkeit gegeben ist.

2. Ein Stahlproduzent plant, in eine neue umweltfreundliche Technologie zu investieren, um den CO2-Ausstoß zu reduzieren. In der Initiierungsphase ist zunächst zu prüfen, ob die neue Technologie mit der bestehenden Infrastruktur kompatibel ist und welche regulatorischen Aspekte zu beachten sind.

Phase 2: Planung

Eine solide Planung ist das Rückgrat jedes Projekts. Eine gute Planung reduziert das Fehlerrisiko und erhöht die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs. In dieser Projektmanagement Phase werden - neben etlichen weiteren - die folgenden Elemente behandelt:

• Projektinhalt und -umfang: Festlegung des genauen Projektinhalts und des Leistungsumfangs

• Projektstrukturplan: Aufteilung des Projekts in planbare und kontrollierbare Elemente

• Ressourcenplanung: Planung, welche Ressourcen (Personal, Ausstattung, Budget) für das Projekt erforderlich sind

• Zeit- und Kostenschätzung: Schätzung des erforderlichen Zeitbedarfs und der anfallenden Projektkosten

• Terminplanung: Erstellung eines möglichst detaillierten Zeitplans mit Meilensteinen

• Budgetplanung: Entwicklung eines Budgetplans

• Qualitätsmanagement: Definition von Qualitätsstandards und den zugehörigen Kennzahlen

• Risikomanagement: Identifikation potenzieller Risiken und Entwicklung von Strategien zu deren Minderung

• Kommunikationsmanagement: Festlegung, wie Informationen zwischen Teammitgliedern und mit anderen Stakeholdern ausgetauscht werden

Beispiele:

1. Bei der Einführung einer neuen Automatisierungstechnik in einer Fabrik wird festgelegt, in welcher Reihenfolge die Mitarbeiter geschult werden und welches Team die Implementierung und Wartung übernimmt.

2. Ein Automobilzulieferer plant die Produktion neuer Komponenten. Dazu werden Expertenmeinungen eingeholt, Fertigungspläne erstellt und Ressourcen wie Material und Maschinenzeiten kalkuliert.

Phase 3: Ausführung

In der Ausführungsphase geht es um die Umsetzung all dessen, was in der Planungsphase erarbeitet wurde. Das Projekt nimmt Gestalt an. Wichtige Aktivitäten in dieser Projektmanagement Phase sind unter anderem:

• Planumsetzung: Sicherstellen, dass alle Arbeiten gemäß des Projektmanagementplans durchgeführt werden

• Qualitätssicherung: Überprüfung, ob die geplanten Prozesse eingehalten werden und ob sie effektiv sind

• Projektteam: Zusammenstellung und Leitung des endgültigen Projektteams; ggf. Unterstützung bei der Konfliktlösung

• Projektfortschritt: Führung von Listen mit offenen Arbeitspunkten und Information über den Projektfortschritt

• Stakeholder Kommunikation: Regelmäßige Updates und Berichte an die Stakeholder, um sie über den Projektfortschritt zu informieren

• Stakeholder Management: Die Erwartungen und Bedenken der Stakeholder berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt

• Lieferantenauswahl: Auswahl von Lieferanten oder Partnerunternehmen nach Auswertung der Angebote

Beispiele:

1. Ein Chemieunternehmen startet nach einer Testphase im Technikum die Produktion eines neuartigen Kunststoffs im industriellen Maßstab. Dabei werden regelmäßige Qualitätskontrollen durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Mischungsverhältnisse stimmen und der Kunststoff den Spezifikationen entspricht.

2. Ein Maschinenbauunternehmen baut eine Spezialmaschine für einen Großkunden. Während der Ausführungsphase finden wöchentliche Treffen zwischen dem Hersteller und dem Kunden statt, um den Projektfortschritt zu besprechen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Phase 4: Überwachung und Steuerung

Diese Projektmanagement Phase läuft parallel zur Ausführungsphase. Sie stellt sicher, dass das Projekt wie geplant voranschreitet und Abweichungen vom Plan frühzeitig erkannt werden. Wichtige Aktivitäten in dieser Phase sind

• Projektsteuerung: Aktives Überwachen und Steuern des Projekts, um sicherzustellen, dass die Projektziele erreicht werden, insbesondere hinsichtlich des Projektumfangs, der Kosten und der Zeit

• Leistungsüberwachung: Messung, Analyse und Bewertung der Projektleistung

• Änderungsmanagement: Bei Bedarf Änderungen im Projekt beantragen und genehmigte Änderungen nachverfolgen

• Stakeholder Management: Intensives Stakeholder Management, wie in der Ausführungsphase beschrieben

• Risikomanagement: Überwachung der identifizierten Risiken und ggf. Anpassung der Strategien zur Risikominimierung

• Qualitätskontrolle: Prüfen, ob alle Arbeitsergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen

Beispiele:

1. Bei der Modernisierung einer Produktionsanlage in einem Elektronikunternehmen werden Kosten, Zeit und bearbeitete Projektmenge kontinuierlich getrackt, um Abweichungen vom Projektplan und Budget schnell erkennen zu können.

2. Ein Lebensmittelhersteller führt ein neues Qualitätssicherungssystem ein. Im Rahmen des Projektcontrollings wird regelmäßig stichprobenartig überprüft, ob und in welchem Umfang die neu definierten Standards eingehalten werden.

Phase 5: Abschluss

Nach der Ausführungsphase muss das Projekt natürlich noch abgeschlossen werden. Diese Phase des Projektmanagements wird oft etwas stiefmütterlich behandelt. Es macht sich das Gefühl breit, dass die Arbeit eigentlich getan ist. Oft ist das Projektteam auch schon deutlich geschrumpft. Dennoch ist diese Phase äußerst wichtig. Einige zentrale Arbeitsbereiche sind:

• Übergabe: Die Ergebnisse bzw. Produkte des Projekts werden vom Auftraggeber abgenommen und formell an ihn übergeben

• Feedback: Einholen von Feedback vom Auftraggeber und wichtigen Stakeholdern

• Projektevaluation: Überprüfung, inwieweit die Projektziele erreicht wurden

• Dokumentation: Sammeln und Archivieren aller relevanten Projektinformationen für zukünftige Referenzen.

• Lessons Learned: Wichtige Erkenntnisse aus dem Projekt festhalten und die Projektwissensbasis aktualisieren

Beispiele:

1. Nach der Einführung eines neuen Lagerverwaltungssystems in einem großen Produktionsbetrieb wird eine Datenbank mit allen Schulungsmaterialien, Systemprotokollen und dem Feedback der Mitarbeiter erstellt.

2. Ein Unternehmen führt ein Projekt zur Abfallminimierung durch. In der Abschlussphase des Projekts wird eine gründliche Analyse durchgeführt, um den Erfolg des Projekts zu bewerten und die Best Practices für zukünftige Umweltprojekte zu dokumentieren.

Vorteile der Anwendung der Projektmanagement Phasen nach PMI

Fassen wir die Vorteile der Anwendung des PMI-Ansatzes noch einmal zusammen:

Strukturiertes Vorgehen

Der PMI-Ansatz bietet eine klare Struktur durch seine fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss. Dies erleichtert nicht nur die Planung, sondern sorgt auch für eine klar definierte Vorgehensweise während des gesamten Projektlebenszyklus.

Universelle Anwendbarkeit

Das Modell ist so konzipiert, dass es unabhängig von Branche oder Projektgröße anwendbar ist. Das PMI-Modell ist flexibel genug, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlichster Projekte gerecht zu werden. Sie können den PMI-Ansatz natürlich auch einfach als Checkliste verwenden und nur die Inhalte herausnehmen, die für Sie relevant sind.

Risikomanagement

Eines der zentralen inhaltlichen Elemente des PMI-Ansatzes ist die Identifikation und Kontrolle von Risiken. Das proaktive Risikomanagement spart oft viel Zeit und Geld und sollte daher ein zentraler Bestandteil eines jeden Projektes sein.

Stakeholder-Management

PMI legt großen Wert darauf, alle relevanten Stakeholder von Anfang an mit einzubeziehen. Durch die Berücksichtigung unterschiedlicher Interessen und eine entsprechende Projektkommunikation können viele Hindernisse frühzeitig aus dem Weg geräumt werden und die Zufriedenheit mit dem Projekt steigt.

Nachhaltige Ergebnisse

Die letzte Projektmanagement Phase im PMI-Modell, der Projektabschluss, beinhaltet eine gründliche Projektanalyse und Projektdokumentation. Damit wird sichergestellt, dass die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte genutzt werden können. So können Qualität und Effizienz zukünftiger Projekte gesteigert werden.

Wann sind alternative Vorgehensweisen sinnvoll?

Obwohl das PMI-Modell viele Vorteile bietet, gibt es Szenarien, in denen alternative Vorgehensweisen sinnvoller sein können. Agile Vorgehensweisen, wie z.B. Scrum, sind dann besser geeignet, wenn die folgenden Punkte zutreffen:

Schnelle Veränderungen

Bestimmte Branchen zeichnen sich durch häufige Veränderungen aus. Hier sind Projekte schnellem Anpassungsbedarf unterworfen.

Unklare Anforderungen

Wenn die Anforderungen an ein Projekt nicht vollständig klar oder stabil sein können, bietet sich ein agiles Vorgehen an, das sich durch eine große Flexibilität auszeichnet. Änderungen können kontinuierlich und ohne großen Aufwand eingeführt werden.

Kleine, interdisziplinäre Teams

Bei Projekten, die von kleinen Teams durchgeführt werden und bei denen eine enge Zusammenarbeit erforderlich ist, kann ein agiler Ansatz effektiver sein. Das Team kann sich schnell an neue Informationen anpassen und Entscheidungen in kürzerer Zeit treffen.

Fazit Projektmanagement Phasen

Die Projektmanagement Phasen nach PMI bieten einen strukturierten und universell anwendbaren Ansatz, insbesondere für Projekte mit klaren Zielen, begrenzter Unsicherheit und stabilem Umfeld.

Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welches Projektmanagementmodell für Ihr Projekt am besten geeignet ist, dann lesen Sie doch den Post über Tipps zur Auswahl von Projektmanagement Modellen.

In der angehängten Datei finden Sie eine detaillierte Übersicht über die Projektmanagement Phasen nach PMI und die Inhalte bzw. Themenbereiche, die in jeder Phase wichtig sind.

Viel Erfolg bei Ihrem nächsten Projekt!

Übersicht PMI Projektphasen und -inhalte

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