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AutorenbildJörg Marciniak

Konflikte in Projekten: Normal, lästig und hilfreich

Baumstamm mit zwei darauf festgenagelten Schildern.

Übersicht für Eilige:

  • Herausforderung

    • Konflikte sind in Projekten unvermeidbar.

    • Sie können sowohl hinderlich als auch nützlich sein.

  • Ziel des Posts

Der Post soll einen Überblick über die Definition und Ursachen von Konflikten, Strategien zur Konfliktlösung und Möglichkeiten zur Veränderung im Konfliktfall geben.

  • Kerninhalte

    • Definition und Ursachen von Konflikten

    • Strategien zur Konfliktlösung

    • Veränderungsmöglichkeiten bei Konflikten und Konfliktberatung

  • Nutzen

    • Sie erhalten ein umfassendes Verständnis von Konflikten in Projekten.

    • Sie lernen Strategien zum effektiven Umgang mit Konflikten kennen.

    • Die Inhalte unterstützen Sie dabei, Konflikte konstruktiv zu nutzen und zu lösen.

 

Was sind Konflikte und wodurch entstehen sie?


Konflikte sind in Projekten an der Tagesordnung. Aber was genau sind Konflikte? Hier zwei Definitionen:

„Ein Konflikt liegt immer dann vor, wenn in einer Situation zwei oder mehr Verhaltensweisen zur Verfügung stehen, die nicht gleichzeitig realisierbar sind.“

„Von einem Konflikt spricht man, wenn Interessen, Ziele oder Wertvorstellungen von Personen, Gruppen etc. miteinander unvereinbar sind oder unvereinbar erscheinen.“


1. Ursachen von Konflikten in Projekten

Häufig wird angenommen, dass Persönlichkeitsunterschiede die Hauptursache für Konflikte sind. Persönlich wird es aber oft erst, wenn die Ursachen eines Problems nicht gelöst werden. Die folgenden Konfliktquellen sind typisch für Projekte. Die Konfliktquellen sind geordnet nach der Häufigkeit ihres Auftretens:


  1. Zeitpläne: Zeitdruck und enge Deadlines führen oft zu Spannungen, da verschiedenen Aufgaben Priorität eingeräumt wird und Ressourcen überlastet werden.

  2. Projektprioritäten: Unterschiedliche Ansichten über die Priorität von Aufgaben können zu Missverständnissen und Frustrationen führen.

  3. Ressourcen: Begrenzte Ressourcen wie Budget, Personal oder Material führen oft zu Konflikten, wenn verschiedene Teams oder Abteilungen um dieselben Ressourcen konkurrieren.

  4. Fachliche Meinung: Unterschiedliche Ansichten über die beste Vorgehensweise oder technische Lösungen können zu Konflikten führen.

  5. Administrative Vorgehensweisen: Unklare oder widersprüchliche administrative Richtlinien und Prozesse können Verwirrung und Konflikte erzeugen.

  6. Kosten: Finanzielle Beschränkungen oder unerwartete Ausgaben können Stress und Streitigkeiten verursachen.

  7. Persönlichkeit: Persönliche Differenzen und Kommunikationsstile können Konflikte eskalieren lassen, besonders wenn andere Konfliktursachen ungelöst bleiben.


2. Kategorien von Konflikten

Konflikte können in Kategorien unterteilt werden, um ein besseres Verständnis für ihre Natur und Dynamik zu entwickeln. Im Folgenden einige typische Konfliktkategorien:


  • Zielkonflikt: Personen, die in einem Abhängigkeitsverhältnis stehen, verfolgen unterschiedliche Ziele.

  • Bewertungskonflikt: Die Wirksamkeit von Methoden zur Erreichung von Zielen wird unterschiedlich bewertet.

  • Verteilungskonflikt: Personen können sich nicht über die Verteilung von Ressourcen (Personal, Geld, Technik, etc.) einigen.

  • Beziehungskonflikt: Zwischenmenschliche Beziehungen sind gestört.

  • Rollenkonflikt: Personen sind widersprüchlichen Rollen(erwartungen) ausgesetzt.


Strategien zur Konfliktlösung


Müssen Konflikte immer kooperativ gelöst werden? Ein klares Nein! Hier die Gründe:

  • Es macht keinen Sinn, in eine kooperative Konfliktklärung zu investieren, wenn man an einem weiteren Kontakt nicht interessiert ist.

  • Das gilt auch dann, wenn die andere Konfliktpartei durch ihr Verhalten zeigt, dass sie an einer Fortsetzung des Kontaktes nicht interessiert ist.


Allgemeine Konfliktlösungsstrategien


Hier ein Überblick über allgemeine Konfliktlösungsstrategien:

  1. Zwang: Der Wunsch, die eigene Position gegen den Widerstand anderer durchzusetzen. Diese Strategie kann kurzfristig erfolgreich sein, birgt aber das Risiko langfristiger Spannungen und Unzufriedenheit.

  2. Vermeiden: Der Konflikt wird nicht ausgetragen und die Situation bleibt unverändert. Beide Seiten verlieren mit hoher Wahrscheinlichkeit, da ungelöste Konflikte häufig wieder auftauchen.

  3. Nachgeben: Der Konflikt wird gelöst, aber die Partei, die nachgibt, verliert. Dies kann kurzfristig Frieden schaffen, aber langfristig zu Frustration und Groll führen.

  4. Kooperation: Beide Seiten bringen ihre Position voll ein und können ein Ergebnis erarbeiten, bei dem beide gewinnen. Diese Strategie fördert Vertrauen und langfristige Zusammenarbeit.

  5. Kompromiss: Ein Kompromiss liegt an der Schnittstelle der vier oben genannten Strategien. Kompromisse sind oft mit dem Gefühl verbunden, nicht das bestmögliche Ergebnis erzielt zu haben, können aber eine pragmatische Lösung bieten.


Das soziale System betrachten


Um einen Konflikt besser zu verstehen, sollte neben den rein inhaltlichen Aspekten immer auch das sogenannte soziale System betrachtet werden. Dabei können sechs Faktoren unterschieden werden:

Übersicht über die sechs zentralen Elemente eines sozialen Systems

  1. Personen: Wer sind die offiziellen „Gegner“ im Konflikt, wer sind die Verbündeten und welche Personen spielen im Hintergrund eine Rolle? Die Identifizierung aller Beteiligten und deren Beziehungen zueinander kann Aufschluss über die Dynamik des Konflikts geben.

  2. Sichtweisen und Einstellungen: Welche inhaltlichen und persönlichen Ziele verfolgen die Konfliktparteien und welche Einstellung haben sie zu anderen Konfliktbeteiligten? Diese Faktoren beeinflussen stark, wie Konflikte wahrgenommen und gehandhabt werden.

  3. Regeln (offizielle oder inoffizielle): Gilt z.B. „Sei immer freundlich!“? Explizite und implizite Regeln können Verhalten steuern und müssen oft hinterfragt und angepasst werden.

  4. Negative Verhaltensmuster: Folgt z.B. auf Kritik immer ein Rückzug, auf einen Angriff ein Gegenangriff? Solche Muster zu erkennen, ist der erste Schritt, um sie zu durchbrechen und positivere Interaktionen zu fördern.

  5. Umfeld: Wie ist der Besprechungsraum ausgestattet, welche Technik wird für die Kommunikation verwendet? Die physische und technische Umgebung kann den Verlauf von Konfliktgesprächen erheblich beeinflussen.

  6. Vorgeschichte von Konflikten: Gibt es subtile Signale (komisches Bauchgefühl) für den Konflikt? Schwelt der Konflikt schon lange? Die Historie von Konflikten kann Hinweise darauf geben, warum aktuelle Konflikte auftreten und wie sie gelöst werden können.


Veränderungsmöglichkeiten bei Konflikten und Konfliktberatung


Vielleicht wissen Sie bereits, in welche Ursachenkategorie Sie Ihren Konflikt im Projekt einordnen können. Wir gehen einmal davon aus, dass Sie ein Interesse daran haben, mit Ihrem Konfliktpartner im Gespräch zu bleiben, also an einer kooperativen Lösung interessiert sind. Außerdem haben Sie sich mit den sechs Faktoren des sozialen Systems beschäftigt und sich einen Überblick über den Status quo Ihres Konflikts verschafft.

Unabhängig von den rein inhaltlichen Aspekten Ihres Konfliktes gibt es auf der Ebene des sozialen Systems eine Reihe von Veränderungsmöglichkeiten:


Veränderungsmöglichkeiten:


  1. Personen: Nähe/Distanz verändern: Sie können z.B. die Nähe oder Distanz zu anderen Personen verändern, um den sozialen Druck zu verringern oder zu erhöhen. Personen austauschen: Wenn es nicht anders geht, können auch Personen im Projektteam ausgetauscht werden, um neue Dynamiken zu schaffen.

  2. Ihre Gedanken zum Konflikt: Positive Interpretation: Sie können die Situation oder das Verhalten des anderen positiver interpretieren, um Ihre eigene Einstellung zu verändern. Perspektivenwechsel: Betrachten Sie die Situation aus der Sicht des anderen, um Empathie zu entwickeln und Verständnis aufzubauen.

  3. Regeln: Regeln ändern: Passen Sie bestehende Regeln an oder stellen Sie neue auf, um den Konfliktrahmen zu verändern. Spielraum erweitern: Weiten Sie den Spielraum von Regeln aus, um Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu fördern.

  4. Negative Verhaltensmuster: Muster durchbrechen: Durchbrechen Sie negative Verhaltensmuster, indem Sie bewusst anders handeln und neue Reaktionsweisen einführen.

  5. Umfeld: Materielle Umwelt verändern: Verändern Sie z.B. die materielle Umwelt durch andere Räumlichkeiten oder andere Technik, um eine positive Atmosphäre zu schaffen.

  6. Entwicklung: Konfliktlösung vorantreiben: Treiben Sie die Konfliktlösung schneller voran, um Dynamik zu nutzen und Fortschritte zu erzielen. Innehalten: Halten Sie inne und warten ab, wenn die Situation es erfordert, um Eskalationen zu vermeiden. Deeskalation: Fördern Sie durch Ruhe und Besonnenheit aktiv die Deeskalation.


Konfliktberatung mit der GROW-Struktur


Wenn Sie in Ihrem Projekt eine Konfliktberatung durchführen - oder sich selbst beraten - ist die GROW-Struktur einfach und hilfreich zugleich. Mehr Infos zu GROW finden Sie hier.


Gehen Sie wie folgt vor:


Goal: Orientierungsphase

  • Motivation klären: Finden Sie die Motivation für die Beratung heraus und setzen Sie klare Ziele.

  • Thema festlegen: Definieren Sie das Thema des Konflikts und das angestrebte Ziel der Beratung.


Reality: Klärungsphase

  • Konkrete Situation: Besprechen Sie immer eine konkrete Situation, um Klarheit zu schaffen.

  • Ursachen sammeln: Sammeln Sie mögliche Ursachen des Konflikts, um ein umfassendes Bild zu erhalten.

  • Lösungsversuche auflisten: Listen Sie bisherige Lösungsversuche auf und bewerten Sie deren Wirksamkeit.

  • Status quo erfassen: Erfassen Sie den Ist-Zustand des Konfliktes anhand der sechs Faktoren des sozialen Systems.


Options: Lösungsphase

  • Ideen sammeln: Sammeln Sie durch Brainstorming allgemeine Ideen zur Konfliktlösung.

  • Spezifische Ideen entwickeln: Nutzen Sie die sechs Faktoren des sozialen Systems, um spezifische Lösungsansätze zu entwickeln.


What next?: Abschlussphase

  • Maßnahmen festlegen: Definieren Sie klare, umsetzbare Maßnahmen und nächste Schritte, um den Konflikt aktiv anzugehen.

  • Unlösbare Konflikte: Wenn klar ist, dass der Konflikt nicht gelöst werden kann oder soll, definieren Sie trotzdem klare nächste Schritte, um eine weitere Eskalation zu vermeiden und den Schaden zu minimieren.


Konfliktprävention


Neben der reaktiven Konfliktbearbeitung ist es wichtig, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um Konflikte zu vermeiden oder frühzeitig zu entschärfen.

Zwei Pfeile mit "Yes" bzw. "No" darauf, die in unterschiedliche Richtungen zeigen.

Hier einige bewährte Ansätze:


  1. Klare Kommunikation: Regelmäßige Meetings: Durch regelmäßige Besprechungen stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Informationsstand sind. Transparente Ziele: Kommunizieren Sie die Projektziele klar und stellen Sie sicher, dass sie von allen Beteiligten verstanden und - wenn möglich - akzeptiert werden.

  2. Rollen und Verantwortlichkeiten: Klare Definition: Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds klar, um Missverständnisse und Überschneidungen zu vermeiden. Dokumentation: Halten Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten schriftlich fest und stellen Sie sicher, dass sie für alle zugänglich sind.

  3. Frühzeitige Einbindung der Stakeholder: Stakeholder-Analyse: Identifizieren Sie frühzeitig alle relevanten Stakeholder und deren Interessen. Einbindung: Binden Sie die Stakeholder aktiv in die Planung und Entscheidungsfindung ein, um ihre Unterstützung und Akzeptanz zu sichern.

  4. Team-Building: Workshops und Aktivitäten: Organisieren Sie regelmäßige Team-Building-Aktivitäten, um den Zusammenhalt und das Vertrauen innerhalb des Teams zu stärken. Offene Kultur: Fördern Sie eine offene Projektkultur, in der Feedback willkommen ist und Konflikte frühzeitig angesprochen werden können.

  5. Schulung und Training: Konfliktmanagement-Training: Bieten Sie Training zum Thema Konfliktmanagement an, um das Bewusstsein und die Fähigkeiten der Teammitglieder im Umgang mit Konflikten zu stärken. Kommunikationsschulungen: Fördern Sie Schulungen zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.


Fazit


Konflikte in Projekten sind unvermeidlich. Sie können sowohl hinderlich als auch hilfreich sein, je nachdem, wie man mit ihnen umgeht. Mit den richtigen Strategien zur Konfliktlösung und einem klaren Verständnis der sozialen Systeme, in denen diese Konflikte auftreten, können Sie Konflikte konstruktiv nutzen und positive Veränderungen herbeiführen.

Indem Sie präventive Maßnahmen ergreifen und eine offene Konfliktkultur fördern, können Sie die Anzahl und Intensität von Konflikten in Ihren Projekten reduzieren. Sollte es trotzdem zu Konflikten kommen, bieten Ihnen die beschriebenen Strategien und Methoden einen hoffentlich hilfreichen Leitfaden zur effektiven Konfliktlösung.

Wenn Sie Unterstützung im Projektmanagement brauchen, nicht nur für die Lösung von Konflikten, sprechen Sie uns gerne an!

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