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Das GROW-Modell - effiziente Meetings in Projekten

Aktualisiert: 22. Juni 2023


Schweizer Messer mit vielen ausgeklappten Tools als Symbol für die Flexibilität des GROW Modells in Meetings.

Kennen Sie die folgenden Situationen auch, zum Beispiel aus Projektbesprechungen? Themen werden unstrukturiert besprochen, die Zeit vergeht und es kommt wenig Zielführendes heraus.

Oder sie fragen sich:

„Ich verstehe nicht, was mein Gegenüber eigentlich will. Weiß er oder sie es eigentlich?“

Auch ein Klassiker:

„Lasst uns anfangen und endlich was machen!“

Aber was und warum gerade das?

Diese Verschlingungen aufzulösen und in etwas Klares zu überführen ist manchmal gar nicht so einfach.

Jetzt wäre es ja schön hierfür eine Projektmanagement Methode zu haben, die einfach anzuwenden ist und die in vielen Situationen verwendet werden kann.

Die gute Nachricht: Diese Methode gibt es.


A. Das GROW-Modell

Das GROW-Modell ist das „Schweizer Messer“ der Projektbesprechung. Es lässt sich extrem flexibel einsetzen.

Schweizer Messer mit vielen ausgeklappten Tools als Symbol für die Flexibilität des GROW Modells in Meetings.

Werfen wir einen Blick auf den zentralen Nutzen dieser Projektmanagement Methode.

Bei GROW handelt es sich um ein Tool für mehr

  • Struktur,

  • mehr Klarheit

  • und damit letztlich für effiziente Meetings.

Sie können GROW in Besprechungen oder auch allein für Ihre eigene Arbeit einsetzen.

Das GROW-Modell zeichnet sich durch eine klare und einfache Struktur aus.


B. Die Phasen des GROW-Modells

Die vier Phasen des Modells sind: Goal, Reality, Options und What next?

Die Anfangsbuchstaben dieser Worte ergeben den Begriff GROW.

Schauen wir uns jetzt die Phasen an.


Goal-Phase

In dieser Phase legen Sie die Ziele fest.

Was wollen Sie langfristig erreichen, z.B. in 3 Monaten?

Was soll heute in der Projektbesprechung erreicht werden?

Wenn sie die Ziele geklärt haben, geht es zur nächsten Phase:


Reality-Phase

Klären Sie die Ist-Situation. Wichtig ist, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben, damit die Arbeit gut und effizient laufen kann.


Options-Phase

In der anschließenden Options-Phase sammeln Sie möglichst viele Ideen zu den nächsten Aktivitäten oder zur Lösung von Problemen. Hier geht es um die Vielfalt der Ideen, nicht um die Realisierbarkeit.


What next?-Phase

Und zum Abschluss: What next? Legen Sie einen Handlungsplan mit konkreten Schritten fest. Auch wenn es nur wenige To-dos sind.


C. Mehr Details zu den GROW-Phasen

Gehen wir nach diesem Überblick jetzt einmal näher auf die vier GROW-Modell Phasen ein:


Goal-phASE

Man kann es nicht oft genug sagen: Wichtig für den Erfolg einer Besprechung sind klar formulierte Themen und eindeutige Ziele.

In der Goal-Phase stecken Sie die Themen, die Sie behandeln wollen, möglichst klar ab. In manchen Besprechungen gibt es ein Sammelsurium an unterschiedlichen Themen. Das ist nicht zu empfehlen. Strukturieren Sie hier klar.

Formulieren Sie dann Ihre langfristigen Ziele und die Tagesziele möglich eindeutig.

Es muss klar erkennbar sein, worum es geht und die Frage, ob ein Ziel erreicht ist, muss mit „ja“ oder „nein“ zu beantworten sein. Sonst haben Sie die berühmt-berüchtigten „moving targets“.

Stellen Sie sicher, dass die Ziele für alle Beteiligten passen. Gibt es noch Unstimmigkeiten, dann müssen diese ausgeräumt werden. An dieser Stelle ist manchmal Hartnäckigkeit erforderlich, bis man die für alle Seiten passenden Ziele herausgearbeitet hat.


Reality-phase

In der Reality-Phase nehmen Sie jetzt einen Überblick über den Ist-Zustand auf.

  • Wo stehen wir im Projekt?

  • Was macht die Initiative?

um nur zwei Beispiele zu nennen.

Wichtig ist, dass aus möglichst vielen Perspektiven ein Bild der Ist-Situation entsteht, damit alle Beteiligten einen guten Überblick gewinnen.

Zentral hierbei: Halten sie diesen Teil kurz. Problemexperten gibt es genug. Aber Sie wollen ja Lösungen finden und Ziele erreichen. Deshalb ist an dieser Stelle wichtig, dass die Ist-Situation immer mit Blick auf die Ziele betrachtet wird.


Options-phase

Nachdem Sie die Ziele definiert haben und die Ist-Situation beschrieben ist, geht es weiter mit der Options-Phase.

Wie erwähnt sammeln Sie in der Options-Phase möglichst viele Handlungsalternativen.

Das Ziel ist hier Masse!

Je mehr Ideen Sie haben, desto besser ist es. Und oft kommen nach den ersten Ideen, den Sachen, die vielleicht eh schon länger diskutiert wurden, die interessanten, neuen, kreativen Ansätze. Deshalb, wie beim Brainstorming – und nichts anderes machen Sie ja in dieser Phase: Verzichten Sie auf Bewertungen.


What next?-phase

Für die abschließende What next?-Phase bringen Sie die Optionen zunächst in eine Reihenfolge. Von „das macht am meisten Sinn“ bis zu „das machen wir auf keinen Fall“. Für die Optionen, die Sie letztendlich bearbeiten wollen, legen Sie dann konkrete nächste Schritte fest. Was genau macht wer und bis wann?


D. Tipps zur erfolgreichen Anwendung

In der Theorie ist das Ganze ziemlich klar und logisch. In der Praxis gibt es ein paar Dinge, die Sie zusätzlich beachten sollten und einige Untiefen, die es zu umschiffen gilt.

Deshalb hier noch ein paar Tipps für die erfolgreiche Arbeit mit dem GROW-Modell.


1. Alles aufschreiben

Symbol eines Füllers

Schreiben Sie alles auf! Wenn Sie mit einer Gruppe arbeiten, dann nehmen Sie gern auch das gute alte Flip-Chart und schreiben Sie das, was gesagt wird, auf. Leserlich. Das heißt: Groß genug und in einer Schrift, die auch andere Menschen lesen können. Druckschrift ist da besser als Schreibschrift. Es hört sich vielleicht banal an, aber wenn nichts aufgeschrieben wird, dann fehlt Transparenz. Und Transparenz ist einfach ein zentraler Faktor für effiziente Meetings.


2. Ziele im Auge behalten

Zielscheibe mit Pfeil in der Mitte

Checken Sie immer wieder, ob das, was in der Reality und der Options-Phase erarbeitet wird, zu den Zielen passt. Die Frage muss immer sein: „Was von dem, was aufgeschrieben wurde, ist relevant für die Erreichung der Ziele?“ „Arbeiten wir überhaupt an den Punkten, die uns zum Ziel führen können?“ Wenn nicht, müssen Sie eine Besprechung wieder auf die Ziele hin ausrichten. Manchmal stellt man allerdings auch fest, dass Ziele noch nicht richtig formuliert waren. Dann werden diese natürlich angepasst. Wichtig ist nur: Ziele und nachfolgende Phasen müssen zueinander passen.


3. Zeit sinnvoll aufteilen

Symbol einer Stoppuhr

Abschließend noch etwas zur Zeiteinteilung. Nehmen wir an, Sie haben für ein Meeting eine Stunde Zeit. Wie verteilen Sie die Zeit auf die vier GROW-Phasen? Als grobe Richtschnur: Versuchen Sie in 15-20 Minuten mit der Goal- und der Reality-Phase fertig zu sein. Für ein allererstes Meeting kann die Goal Phase schon einmal etwas länger dauern.

Aber versuchen Sie ausreichend Zeit für die nachfolgenden Phasen zu reservieren. Deshalb Goal und Reality-Phase knapphalten. Für die Options-Phase nehmen Sie sich mehr Zeit. In einem Ein-Stunden-Meeting beispielsweise 25-30 Minuten. Neue Ideen brauchen einfach etwas Zeit. Die letzten 15 Minuten reservieren Sie für die What next?-Phase. Diese Phase kommt oft zu kurz. Aber hier wird festgelegt, was von wem und bis wann gemacht wird. Und klare To-dos und Verantwortlichkeiten sind wichtig, damit Dinge auch in die Tat umgesetzt werden.

Mit der oben beschriebenen Zeitaufteilung eines Meetings auf die GROW-Modell Phasen bin ich immer sehr gut gefahren.

Wenn Sie sich an den GROW-Ablauf halten – ein wenig Übung ist natürlich auch sehr hilfreich – haben Sie gute Chancen in Besprechungen und auch, wenn Sie allein an einem Thema arbeiten, mehr Struktur, Klarheit und Effizienz zu erreichen.


Wie laufen effiziente Meetings bei Ihnen ab? Mit welcher Projektmanagement Methode strukturieren Sie Besprechungen? Und was sind ganz allgemein Ihre Erfahrungen - gute wie weniger gute - mit Besprechungen?

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