Übersicht für Eilige:
Herausforderung: Es gibt eine enorme Vielfalt an Projektmanagement-Methoden. Die sinnvolle Auswahl der für das eigene Projekt geeigneten Methoden kann eine Herausforderung sein.
Ziel des Posts: Der Post bringt (hoffentlich) etwas Licht und Struktur in das Dickicht der Projektmanagement-Methoden und stellt ausgewählte Methoden vor.
Kerninhalte:
Abgrenzung Projektmanagement-Methode und -Modell
Kurze Vorstellung verschiedener klassischer und agiler Modelle
Ausführliche Darstellung von Projektmanagement-Methoden für klassische und agile Projekte, teilweise mit Vorlagen und Beispielen
Nutzen:
Sie erhalten eine Entscheidungshilfe, welche Projektmanagement-Methoden für Ihre Projekte geeignet sein könnten.
Die beschriebenen Methoden sind in den unterschiedlichsten Projekten einsetzbar und erfordern keine speziellen Softwaretools.
Alle Methoden sind praxiserprobt und für die direkte Umsetzung geeignet.
Ein neues Projekt steht an. Wie geht man am besten vor?
Gerade wenn Projekte nicht zum Arbeitsalltag gehören, wird oft nach erprobten und praxistauglichen Methoden gesucht, um Projekte effizient und erfolgreich abzuwickeln.
Nun mangelt es nicht an Projektmanagement-Methoden. Das ist einerseits natürlich beruhigend. Andererseits stellt sich die Frage: Wie behält man im Dickicht der Projektmanagement-Methoden die Übersicht und wählt die jeweils geeigneten Methoden aus?
Erschwerend kommt hinzu, dass im Internet und zum Teil auch in der Literatur zwischen Projektmanagement-Modellen und Projektmanagement-Methoden oft nicht klar oder gar nicht unterschieden wird. Das führt regelmäßig zu Verwirrung und falschen Entscheidungen.
Im Folgenden möchten wir etwas Licht und Struktur in dieses Wirrwarr bringen. Wir stellen eine Auswahl bewährter und effektiver Methoden vor, sowohl aus dem klassischen Projektmanagement als auch aus dem agilen Projektmanagement. Zu ausgewählten Methoden gibt es auch Vorlagen und Beispiele.
Wir beschränken uns hier auf eine Übersicht von Projektmanagement-Methoden, die in nahezu jedem Projekt eingesetzt werden können. Für die Anwendung sind keine speziellen Softwaretools erforderlich.
Unsere Erfahrung zeigt, dass gerade in der Anfangsphase von Projekten viel Potenzial nach oben besteht. Die meisten der vorgestellten Methoden lassen sich deshalb auch schon sehr frühzeitig im Projekt einsetzen. Einmal richtig aufgesetzt, läuft ein Projekt zwar nicht von allein, aber vielen Problemen kann vorbeugend der Boden unter den Füßen weggezogen werden.
Beginnen wir mit einer Begriffsklärung.
Projektmanagement-Modell vs. Projektmanagement-Methode
Modelle und Methoden sind Instrumente, die im Projektmanagement eingesetzt werden. Sie können grob wie folgt unterschieden werden:
Projektmanagement-Modelle
Ein Modell ist ein Rahmen oder eine Struktur, die dazu dient, den Projektverlauf von der Ideenfindung bis zum Abschluss effektiv zu managen. Es gibt verschiedene Modelle, die je nach Art, Größe und Komplexität des Projekts eingesetzt werden können.
Projektmanagement-Methoden
Methoden sind spezifische Techniken, Prozesse und Schritte, die innerhalb eines Modells angewendet werden, um konkrete Aufgaben und Aktivitäten effektiv und effizient zu erledigen.
Zusammenfassend kann man sagen, dass Modelle den allgemeinen Rahmen und Ansatz für das Projektmanagement darstellen, während Methoden die spezifischen Techniken und Verfahren sind, die innerhalb dieses Rahmens angewendet werden.
Um es nicht bei Definitionen zu belassen, werden im Folgenden einige Beispiele für Projektmanagement-Modelle gegeben. Dabei unterscheiden wir zwischen klassischen bzw. traditionellen Modellen einerseits und agilen Modellen andererseits. Hybride Modelle klammern wir hier aus.
Wer direkt zu den Methoden springen möchte, kann hier überspringen.
Klassische/ traditionelle Modelle
Es folgt ein kurzer Überblick über vier verschiedene klassische Modelle. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine grundlegende Beschreibung der Modelle handelt. Insbesondere das Wasserfallmodell werden Sie nicht in Reinform antreffen. Hier geht es aber um die Grundprinzipien.
Wasserfallmodell
Grundprinzip: Beim Wasserfallmodell verläuft der Entwicklungsprozess linear von einer Projektmanagement-Phase zur nächsten, ähnlich einem Wasserfall, der stufenweise herabfließt.
Phasenablauf: Beginnend mit der Anforderungsdefinition, gefolgt von Design, Implementierung, Test und schließlich Wartung.
Hauptmerkmal: Strikt sequentielles Vorgehen; Rücksprünge oder Überlappungen von Projektmanagement-Phasen sind nicht vorgesehen, was eine klare Struktur gewährleistet, aber weniger Flexibilität bei Änderungen bietet.
V-Modell
Grundprinzip: Das V-Modell visualisiert den Entwicklungsprozess in Form eines "V". Die linke Seite des "V" steht für Definition und Designaktivitäten, die rechte Seite für Testaktivitäten und Implementierung.
Phasenablauf: In der „Abstiegsphase“ des V werden Anforderungen definiert und Designs erstellt. In der Aufstiegsphase werden diese Designs getestet und verifiziert.
Hauptmerkmal: Für jede Entwicklungsphase gibt es eine entsprechende Testphase. Das V-Modell legt großen Wert auf Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung.
Simultaneous Engineering
Grundprinzip: Dieser Ansatz betont die parallele und synchronisierte Durchführung verschiedener Entwicklungsaktivitäten.
Phasenablauf: Anstelle eines linearen Fortschritts arbeiten multidisziplinäre Teams gleichzeitig an verschiedenen Aspekten des Projekts.
Hauptmerkmal: Effizienzsteigerung und Beschleunigung des Entwicklungsprozesses durch Eliminierung von Wartezeiten und Engpässen.
Spiralmodell
Grundprinzip: Kombination von iterativem Vorgehen und systematischer Entwicklung, dargestellt in sich wiederholenden Zyklen oder "Spiralen".
Phasenablauf: Jeder Zyklus durchläuft die Kernphasen des Entwicklungsprozesses, ergänzt durch kontinuierliche Evaluationen und Risikoanalysen.
Hauptmerkmal: Das Modell ist besonders flexibel und risikobewusst, da es ständige Überprüfungen und Anpassungen ermöglicht.
Agile Modelle
Bei den agilen Modellen haben wir drei ausgewählt. Es gibt weitere, die z.B. speziell für die Softwareentwicklung eingesetzt werden können. Wir versuchen hier, ähnlich wie bei den klassischen Modellen, einen Überblick über Modelle zu geben, die für viele Anwendungsbereiche geeignet sind.
Scrum
Grundprinzip: Scrum strukturiert Projekte in kurze, klar definierte Iterationen, sogenannte "Sprints", mit dem Ziel, Flexibilität und kontinuierliche Wertschöpfung zu fördern.
Phasenablauf: Ein Sprint beginnt mit der Planung, gefolgt von der Umsetzung und endet mit der Überprüfung und Retrospektive. Das Team arbeitet an vordefinierten Aufgaben aus dem sogenannten „Product Backlog“.
Hauptmerkmal: Rollendefinitionen (z.B. Scrum Master und Product Owner) und tägliche Stand-up-Meetings sind zentral; der Fokus liegt auf Transparenz und kontinuierlicher Anpassung.
Kanban
Grundprinzip: Kanban ist ein visuelles Workflow-Management-System, bei dem der Schwerpunkt auf kontinuierlicher Versorgung ohne Überlastung des Teams liegt.
Phasenablauf: Aufgaben werden visuell auf einer Tafel (physisch oder digital) dargestellt und durch verschiedene Phasen (z.B. "zu tun", "in Arbeit", "fertig") geschoben, wobei die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben begrenzt ist.
Hauptmerkmal: Durch die Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben werden Engpässe und Überlastungen vermieden, wodurch ein kontinuierlicher Arbeitsfluss gefördert wird.
Lean-Theory of Constraints (TOC)
Grundprinzip: Lean-TOC verbindet das Lean-Ziel der Verschwendungsreduzierung mit dem TOC-Fokus der Engpassoptimierung, um Projekte effizienter und wertorientierter zu gestalten.
Phasenablauf: Zu Beginn eines Projektes werden potenzielle Engpässe und Verschwendungspunkte identifiziert. Während der Projektdurchführung werden diese systematisch optimiert, um den Projektablauf zu beschleunigen und den Wert zu maximieren.
Hauptmerkmal: Dieser Ansatz ermöglicht es Teams, sich gleichzeitig auf die Beseitigung von Verschwendung und die Beschleunigung kritischer Projektphasen zu konzentrieren.
Methodendarstellung
Wie in der Einleitung erwähnt, hier eine kleine Auswahl bewährter und effektiver Projektmanagement-Methoden. Bevor auf die einzelnen Methoden näher eingegangen wird, finden Sie in der Tabelle eine Auflistung der Methoden und eine Bewertung, ob die Methode für klassisches, agiles oder für beide Arten des Projektmanagements einsetzbar ist. Die Trennlinien sind nicht wirklich scharf. Sehen Sie die Bewertung daher als Richtungsindikation. Für ausgewählte Modelle gibt es Vorlagen und Beispiele. Falls die Informationen für Sie nicht reichen, sprechen Sie uns gerne an.
Projektcharta
Ziel: Grundlegende Definition des Projekts und formelle Genehmigung.
Grundprinzip: Die Projektcharta definiert den Rahmen und die Grenzen des Projekts und legt die Verantwortlichkeiten fest.
Zentrale Elemente: Enthält häufig den Business Case, die Projektziele, die wichtigsten Stakeholder, die identifizierten Risiken, den geschätzten Ressourcenbedarf und die ersten Meilensteine.
Project Canvas
Ziel: Überblick über das Projekt in vereinfachter Form.
Grundprinzip: Eine visualisierte Übersicht, die das gesamte Projekt auf einer Seite darstellt.
Zentrale Elemente: Auf dem Canvas werden Elemente wie Ziele, Nutzen, Stakeholder, Ressourcen, Risiken und Meilensteine in einem strukturierten Layout dargestellt.
GROW-Modell
Ziel: Effiziente Meetings in Projekten.
Grundprinzip: Strukturierter Ansatz zur Definition von Zielen und Festlegung von Aktivitäten zur Zielerreichung.
Zentrale Elemente: „Goal“: Das gewünschte Ergebnis oder Ziel definieren; „Reality“: Den Status quo erfassen. „Options“: Verschiedene Handlungsoptionen entwickeln. „What next?“: Entscheidungen treffen und Maßnahmen festlegen.
Mehr Infos finden Sie im Post zum GROW-Modell.
Projektstrukturplan (PSP)
Ziel: Übersichtliche Darstellung der zu erbringenden Ergebnisse bzw. Leistungen eines Projektes.
Grundprinzip: Systematische Aufteilung des Projekts in kleinere, überschaubare Einheiten.
Zentrale Elemente:
Objektorientierte Gliederung: Gliederung nach den zu erstellenden Objekten oder Liefergegenständen.
Funktionsorientierte Gliederung: Orientiert sich an den Funktionen oder Aufgaben im Projekt.
Zeitorientierte Gliederung: Gliederung nach Phasen oder Zeitabschnitten des Projekts.
To-do-Liste
Ziel: Organisierte Übersicht über anstehende Aufgaben.
Grundprinzip: Systematische Auflistung von Aufgaben, um den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und den Bearbeitungsfortschritt zu verfolgen.
Zentrale Elemente: Enthält in der Regel Aufgabenbeschreibungen, Termine, zugeordnete Verantwortlichkeiten, Prioritätsangaben sowie Fortschrittsindikatoren zu den einzelnen Aufgaben.
Meilensteinplan
Ziel: Hervorhebung wichtiger Zwischenziele und Termine eines Projekts.
Grundprinzip: Visuelle Darstellung von Schlüsselmomenten in einem Projekt.
Zentrale Elemente: Eine Liste oder ein Diagramm mit definierten Meilensteinen, den zugehörigen Terminen, ggf. Abhängigkeiten und den Ergebnissen oder Liefergegenständen, die zu diesem Zeitpunkt erreicht werden sollen.
Teamzusammensetzung nach Belbin
Ziel: Bildung effektiver Teams auf der Grundlage der individuellen Stärken der Teammitglieder.
Grundprinzip: Klassifizierung von Teamrollen auf der Basis individueller Stärken und Präferenzen.
Zentrale Elemente: Belbin identifizierte neun Teamrollen, darunter Koordinator, Umsetzer und Spezialist. Das Verständnis dieser Rollen hilft, ein Team so zu gestalten, dass Stärken genutzt und Schwächen minimiert werden.
Stakeholder-Analyse
Ziel: Alle relevanten Stakeholder eines Projekts identifizieren, ihren Einfluss und ihre Interessen verstehen und geeignete Strategien für das Stakeholdermanagement entwickeln.
Grundprinzip: Systematische Erfassung und Bewertung von Einzelpersonen oder Gruppen in Bezug auf ein Projekt.
Zentrale Elemente: Die Analyse listet Stakeholder, ihren Einfluss, ihre Interessen, mögliche Risiken und Strategien für die Kommunikation und den Umgang mit Stakeholdern auf.
Mehr Infos finden Sie im Post über Stakeholder-Management.
RACI Matrix
Ziel: Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Projekt schaffen.
Grundprinzip: Zuweisung von Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben oder Meilensteine.
Zentrale Elemente: Die Matrix verwendet die Abkürzungen R (Responsible), A (Accountable), C (Consulted) und I (Informed), um zu definieren, wer wofür verantwortlich ist, wer Entscheidungen trifft, wer konsultiert wird und wer informiert wird.
User Stories
Ziel: Erfassung von Benutzeranforderungen in verständlicher und umsetzbarer Form.
Grundprinzip: Beschreibung von Funktionen aus der Sicht des Endbenutzers.
Zentrale Elemente: User Stories formulieren Anforderungen aus Benutzersicht, oft nach dem Muster: "Als [Rolle] möchte ich [Aktion], damit [Nutzen]". Sie liefern den Kontext und können Akzeptanzkriterien enthalten, die klären, wann die Story abgeschlossen ist.
Product Backlog
Ziel: Eine priorisierte Liste von Funktionen und Anforderungen für das Produkt.
Grundprinzip: Eine dynamisch aktualisierte Liste von Anforderungen an ein Produkt in absteigender Reihenfolge ihrer Priorität.
Zentrale Elemente: Eine geordnete Liste von Produktanforderungen, die beschreibt, was in einem Projekt noch zu tun ist. Jeder Eintrag (oft eine User Story oder eine Aufgabe) hat eine Priorität, eine Wertabschätzung und oft eine grobe Zeitschätzung.
Planning Poker
Ziel: Eine konsensbasierte Methode zur Schätzung von Aufgaben anbieten.
Grundprinzip: Teammitglieder schätzen Aufgabenumfänge mit Hilfe von Karten.
Zentrale Elemente: Eine Schätzmethode, bei der Teammitglieder Karten mit Zahlen (oft Fibonacci-Sequenzen) verwenden, um den Arbeitsaufwand für Aufgaben zu schätzen. Nach jeder Schätzrunde folgt eine Diskussion, bis ein Konsens erreicht ist.
Sprint Backlog
Ziel: Aufgaben für den nächsten Sprint definieren und organisieren.
Grundprinzip: Eine Teilmenge des Product Backlogs, die im nächsten Sprint bearbeitet werden soll.
Zentrale Elemente: Eine ausgewählte Teilmenge des Product Backlogs, die das Team im nächsten Sprint bearbeiten wird. Enthält User Stories und zugehörige Aufgaben, einschließlich einer Schätzung des Arbeitsaufwands.
Task Board
Ziel: Sinnvolle Gestaltung der Aufgabenbearbeitung während eines Sprints.
Grundprinzip: Ein visuelles Hilfsmittel, das den Status der Aufgabenbearbeitung anzeigt.
Zentrale Elemente: Ein physisches oder digitales Board mit Spalten, das die Aufgaben des aktuellen Sprints in Spalten kategorisiert (z.B. "To Do", "In Progress", "Done"). Es bietet einen schnellen Überblick über die Aufgabenbearbeitung, identifiziert Arbeitsengpässe und beugt Über- und Unterauslastung vor.
Burndown-Chart
Ziel: Visualisierung des Fortschritts eines Sprints oder Projekts.
Grundprinzip: Darstellung des geschätzten gegenüber dem tatsächlich erreichten Arbeitsfortschritt.
Zentrale Elemente: Ein Diagramm, das den Arbeitsfortschritt im Vergleich zur geplanten Arbeit visualisiert. Es zeigt, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist und kann helfen, das Tempo des Teams zu bestimmen.
Daily Scrum
Ziel: Stärkung der Zusammenarbeit im Team und Diskussion des Projektfortschritts.
Grundprinzip: Tägliche kurze Besprechung, um den Projektstatus zu aktualisieren.
Zentrale Elemente: Tägliches 15-minütiges Meeting, in dem jedes Teammitglied die Fragen "Was habe ich gestern getan?", "Was werde ich heute tun?" und "Welche Hindernisse gibt es?" beantwortet.
Sprint Review
Ziel: Erreichtes präsentieren und Feedback einholen.
Grundprinzip: Treffen am Ende eines Sprints, um den Output zu überprüfen.
Zentrale Elemente: Ein Treffen am Ende eines Sprints, bei dem das Team die geleistete Arbeit präsentiert und Feedback von Stakeholdern einholt.
Sprint Retrospektive
Ziel: Bewertung des Sprints und Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
Grundprinzip: Reflexion des Arbeitsprozesses und des Teamverhaltens.
Zentrale Elemente: Ein Treffen nach dem Sprint Review, bei dem das Team diskutiert, was im Sprint gut gelaufen ist, wo es Herausforderungen gab und wie man sich in Zukunft verbessern kann.
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Post hilft, sich in der Welt der Projektmanagement-Modelle und Projektmanagement-Methoden besser zurechtzufinden.
Wir arbeiten selbst regelmäßig mit den vorgestellten Methoden und nutzen sie in vielen Projektmanagement-Phasen. Daher können wir sie mit gutem Gewissen empfehlen.
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