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Mit Struktur zu mehr Projekterfolg

Aktualisiert: 7. Sept. 2023

Projekte bieten viele Chancen und auch etliche Risiken. Hier bekommen Sie einen Überblick darüber, wie Sie Ihr Projektmanagement sinnvoll strukturieren. Auf der inhaltlichen Ebene und hinsichtlich der Zusammenarbeit der Stakeholder. Damit erhöhen Sie die Chancen für ein erfolgreiches Projekt deutlich.

Fünf gezeichnete Glühbirnen nebeneinander. Vier davon haben verknotete Kabel und leuchten nicht. Eine hat ein Kabel ohne Knoten und leuchtet gelb. Symbol dafür, dass strukturiertes Arbeiten zu mehr Projekterfolg führt.

Die Ausgangssituation

Tauchen wir ein in faszinierende Welten. Die der Projekte.

Stellen Sie sich vor, Sie sind als Projektleiter verantwortlich für ein wichtiges und komplexes Projekt. Oder Sie sind die Vorgesetzte des Projektleiters.

Ihr Projekt hat alles, was Projekte so spannend und gleichzeitig herausfordernd macht:

  • Projektziele, -umfang und –inhalte sind (noch) nicht klar definiert.

  • Es gibt viele Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an das Projekt und die Projektleitung.

  • Das Projekt bietet große Chancen für das Unternehmen und Sie persönlich.

Und während die großen Chancen ein sehr angenehmes Prickeln auf der Haut verursachen, können die hohen Erwartungen schon mal zu einem leichten bis mittelschweren Magengrummeln führen.


Die Herausforderung

In der Praxis treffen Chancen und Erwartungen leider regelmäßig auf ihren natürlichen Feind: Unzureichendes Projektmanagement.

Und wenn Projektziele nicht oder nur unvollständig erreicht werden, befindet man sich schnell in schwerem Fahrwasser.

  • Es gibt Druck von allen Seiten; vor allem auf die Projektleitung.

  • Demotivation und/oder Frustration machen sich im Team breit.

  • Die Auftraggeber sehen sich ggf. zu radikalen Maßnahmen gezwungen (z.B. Absetzen der Projektleitung, Beendigung des Projektes, …).

  • Oft werden Schuldige für den Misserfolg gesucht – und gefunden.

Die gute Nachricht. Oft kann mit relativ wenig Aufwand das Projektmanagement deutlich verbessert werden. Und da gutes Projektmanagement gar nicht so oft zu finden ist, fällt es umso stärker auf.


Klassisches und systemisches Projektmanagement

Schauen wir uns an, welche Projektmanagementphasen es gibt und was typische Inhalte sind, die in diesen Phasen bearbeitet werden sollten. Im Folgenden sind beispielhaft einige Elemente für klassisches Projektmanagement wie auch für systemisches Projektmanagement in den unterschiedlichen Projektphasen aufgeführt.

Die Projektphasen basieren auf der Gliederung des Project Management Institutes (PMI), da dieser Standard der weltweit gängigste ist. Der Input zu diesem klassischem Projektmanagement ist etwas knapper gehalten. Für alle, die sich für mehr Details interessieren: Eine Checkliste mit den wesentlichen Aufgaben je Phase gemäß PMI ist angehängt.

Der „Faktor Mensch“ wird durch das sogenannte systemische Projektmanagement berücksichtigt. Hierdurch wird die Grundlage gelegt für die systematische und effektive Verbindung von Projektstakeholdern und einer zielführenden Kommunikation und Zusammenarbeit. Also für ein erfolgreiches Stakeholder Management.

Eins noch vorab. Projekte können trotz besten Projektmanagements scheitern. Aber wenn Sie gutes Projektmanagement gemacht haben, haben Sie alles getan, was in Ihrer Macht stand, um das Projekt erfolgreich zu machen. Und dann hat es halt trotzdem einfach mal nicht geklappt. Das ist das Risiko bei Projekten.


Kernaufgaben des Projektmanagements

Hier eine Übersicht über Kernaufgaben in den unterschiedlichen Projektphasen:


1. Projektinitiierung

  • Klassisch: Klärung der Projektziele und der Rahmenbedingungen

  • Systemisch: Analyse, wie das Projekt in das Arbeitsumfeld eingebettet ist (Stakeholder, typische Verhaltensmuster, Vorgeschichte, …)

2. Projektplanung

  • Klassisch: u.a. Erstellung des Projektstrukturplans; Zeit-, Ressourcen-, Kommunikations- und Risikoplanung

  • Systemisch: Planung des Umgangs mit Stakeholdern, negativen Verhaltensmustern und Regeln, die nachteilig für das Projekt sind

3. Projektdurchführung und -steuerung

  • Klassisch: Abarbeitung der Projekt-Arbeitsfelder, Steuerung des Projektes, Monitoring und Controlling des Projektfortschritts

  • Systemisch: Durchführung der geplanten Aktivitäten aus der Planungsphase bzgl. des Umgangs mit Stakeholdern, Regeln, negativen Verhaltensmustern; regelmäßige Diagnose hinsichtlich Veränderungen und entsprechende Reaktion darauf

4. Projektabschluss

  • Klassisch: Abnahme des Projektes durch den Kunden, Projektdokumentation, Evaluation des Projektes

  • Systemisch: Beratung bei der Auflösung des Projektteams; Unterstützung der Teammitglieder beim Übergang in eine neue Tätigkeit

Was gutes Projektmanagement bewirkt

Die Auswirkungen einer Kombination von gut durchgeführtem klassischen und systemischen Projektmanagement sind meist die folgenden:

  • Die Chancen für ein erfolgreiches Projekt steigen deutlich.

  • Die Projektleitung kann sich auf ihre eigentlichen Aufgaben (Planen, Durchführen und Controlling des Projektes) konzentrieren. Das heißt konkret: weg von „Feuerwehraktionen“; vom „Getriebenen“ zum Gestalter werden.

  • Ressourcen können effizienter eingesetzt werden.

  • Gutes Projektmanagement erhöht zudem die Chance auf motivierte Projektmitarbeiter und eine gute Stimmung im Team.

Mehr Details: Vor allem für systemisches Projektmanagement

Wenn Ihnen die Informationen noch nicht reichen, hier die gute Botschaft. Es geht noch weiter ins Detail. Für das klassische Projektmanagement müssen Sie jetzt allerdings wirklich auf die angehängte Übersicht klicken.

Da die Systemebene in Projekten oft vernachlässigt wird und zum Teil gar nicht bekannt ist, dass und vor allem wie man hier strukturiertes Projektmanagement machen kann, wird hierauf jetzt der Fokus gelegt.


Projektinitiierung

  • Identifizierung der Projekt-Stakeholder und Analyse der zentralen Stakeholder

  • Analyse existierender (offener oder verdeckter) Regeln, die für das Projekt förderlich oder hinderlich sein könnten

  • Identifizierung typischer Verhaltensmuster (Regelkreise), die den Projektfortschritt und -erfolg fördern oder beeinträchtigen können

  • Betrachtung der Systemumwelt (z.B. Schnittstellen zu anderen Bereichen, Räumlichkeiten, materielle Ausstattung) vor dem Hintergrund der Auswirkungen auf das Projekt

  • Analyse der Vorgeschichte des Projektes (von vielen gewollt, Alibiprojekt, Idee eines Einzelnen…)

  • Ein Team aus den Mitarbeitern bilden, die Teil des Projektes geworden sind,

  • Grenzbereich zwischen Projektteam und Projektumfeld klären: Wer hat welche Rolle und welche Verantwortlichkeiten? Wie werden die Aufgaben der Linie von denen des Projektes abgegrenzt?

Projektplanung

  • Planung der nächsten Diagnosen auf Basis der Ausgangsanalysen der Projektauftragsphase (z.B. Erarbeitung neuer oder Ausdifferenzierung bestehender Stakeholder-Analysen)

  • Planung von Interventionen auf systemischer Ebene auf Basis der Ausgangsanalysen der Projektauftragsphase, z.B.

    • Vorgehen des Projektteams hinsichtlich zentraler Stakeholder festlegen

    • Änderung von Regeln

    • Aufbrechen schädlicher Verhaltensmuster (Regelkreise)

    • Veränderung der Systemumwelt (Änderung der räumlichen Nähe/Distanz zwischen Projektteam und Kunden, Veränderung von Räumlichkeiten etc.)

    • Aufbau eines „Frühwarnsystems“ für das Projekt mit dem Ziel frühzeitig zu erkennen, wie das Projekt „von außen“ wahrgenommen wird und aus welcher Richtung Gegenwind kommen könnte

Projektdurchführung und -steuerung

Durchführung regelmäßiger Diagnosen:

  • Was hat sich im Laufe des Projektes auf der Systemebene verändert?

  • Wie reagiert das System auf Interventionen, die aus dem Projekt kommen?

Diese Interventionen können z.B. sein (siehe hierzu auch Projektplanung)

  • Umgang mit zentralen Stakeholdern

  • Veränderung von Regeln und Regelkreisen

  • Veränderung der Systemumwelt

Projektabschluss

Dieser Punkt wird gern vernachlässigt. Aber jeder Mitarbeiter möchte wissen, was nach dem Ende des Projektes passiert. Je früher hier Klarheit herrscht, desto konzentrierter können die Teammitglieder am Projekt arbeiten.

Wichtig ist also hier z.B.:

  • Beratung bei der Auflösung des Projektteams

  • Unterstützung der Projektmitglieder beim Übergang aus dem Projekt in eine andere/neue Tätigkeit


Ihre Erfahrungen mit Projektmanagement

Was sind Ihre Erfahrungen mit Projektmanagement? Können es viele schon gut und die Projekte laufen? Und wie sieht es mit systemischem Projektmanagement aus? Ist das überhaupt bekannt? Kommentieren Sie gern! Das hilft uns Ihre Projektwelt besser zu verstehen.


Übersicht PMI Projektphasen und -inhalte
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